Verpflichtende eForms im Vergaberecht: Was Unternehmen jetzt wissen sollten

Ein zentraler Punkt der Vergaberechtsnovelle 2026 betrifft die umfassende Einführung elektronischer Formulare (eForms) in den nationalen Vergabeverfahren.  

Was sind eForms? 

eForms wurden in Umsetzung der europäischen eGovernmentstrategie mit der Durchführungsverordnung ((EU) 2019/1780) eingeführt und schafften einen einheitlichen Rechtsstandard für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen für öffentliche Aufträge. 

Im Unterschied zu den früheren Standardformularen bestehen die elektronischen Formulare nicht mehr aus festen, allgemeinen Feldern, sondern aus den spezifischen Datenfeldern, die für den jeweiligen Auftrag benötigt werden. Auf der Vergabeplattform wird dadurch anstelle einer PDF-Datei eine maschinenlesbare XML-Datei erstellt. 

Was ändert sich im Vergaberecht? 

Bereits seit dem 25. Oktober 2023 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, bei Vergaben, deren geschätzter Auftragswert die maßgeblichen EU-Schwellenwerte erreicht oder überschreitet und somit dem europäischen Vergaberecht unterliegen, eForms zu verwenden. 

Künftig sollen Bekanntmachungen und Bekanntgaben auch im Unterschwellenbereich (USB) über die standardisierten elektronischen Formulare erfolgen. Damit wird der auf EU-Ebene verfolgte Ansatz eines durchgehend digitalen Vergabeverfahrens („digital by default“) auch im österreichischen Recht umgesetzt.  

Was bringt die Einführung der eForms? 

eForms ersetzen starre Bekanntmachungsformulare durch flexibel aufgebaute, auf den jeweiligen Auftrag zugeschnittene Datensätze. Durch einen einheitlichen Datenstandard und eine harmonisierte Terminologie werden Vergabedaten strukturierter erfasst und besser auswertbar. Dies erleichtert wiederum die Weiterverarbeitung und verbessert die Verfügbarkeit von Daten im öffentlichen Beschaffungswesen.