Rückstandsbescheinigung für Ausschreibungen: Schritt für Schritt zum Nachweis über FinanzOnline

Wer an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt, muss häufig nachweisen, dass das eigene Unternehmen die gesetzlichen Voraussetzungen für die Teilnahme erfüllt. Diese Nachweise werden in Vergabeverfahren oft als Eignungsnachweise oder Nachweise der beruflichen Zuverlässigkeit verlangt.

Ein wichtiger Nachweis ist die Rückstandsbescheinigung gemäß § 229a BAO. In Ausschreibungsunterlagen wird sie oft als „letztgültige Rückstandsbescheinigung der zuständigen Finanzbehörde“ bezeichnet. Mit dieser Bescheinigung wird nachgewiesen, ob beim zuständigen Finanzamt vollstreckbare Abgabenrückstände bestehen.

Für öffentliche Auftraggeber:innen ist dieser Nachweis wichtig, weil sie prüfen müssen, ob ein Unternehmen seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben erfüllt. Unternehmen sollten daher wissen, wo sie diese Bescheinigung abrufen können und worauf sie bei der Einreichung achten sollten.

In dieser Anleitung zeigen wir Schritt für Schritt, wie Unternehmen die Rückstandsbescheinigung nach § 229a BAO über FinanzOnline anfordern und für ein Vergabeverfahren speichern können.

Was ist eine Rückstandsbescheinigung nach § 229a BAO?

Die Rückstandsbescheinigung ist eine Bescheinigung der zuständigen Finanzbehörde. Sie gibt Auskunft darüber, ob gegen ein Unternehmen vollstreckbare Abgabenforderungen bestehen.

Wenn in der Bescheinigung steht, dass keine vollstreckbaren Abgabenforderungen bestehen, kann sie in einem Vergabeverfahren als Nachweis dienen, dass das Unternehmen seine steuerlichen Verpflichtungen erfüllt hat.

Wichtig: Die konkreten Anforderungen stehen immer in den jeweiligen Ausschreibungsunterlagen. Manche Auftraggeber:innen verlangen eine Rückstandsbescheinigung nach § 229a BAO. Andere lassen alternativ auch eine Buchungsmitteilung oder einen Auszug aus dem Abgabenkonto zu. Prüfen Sie daher immer genau, welcher Nachweis verlangt wird und wie aktuell dieser sein muss.

Für wen ist diese Anleitung gedacht?

Diese Anleitung richtet sich an Unternehmen, die in Österreich steuerlich erfasst sind und eine Rückstandsbescheinigung der zuständigen Finanzbehörde für die Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung benötigen. 

Voraussetzung ist ein Zugang zu FinanzOnline. Die Rückstandsbescheinigung wird dort online angefordert und anschließend in FinanzOnline unter „Nachrichten“ bereitgestellt.

Schritt 1: FinanzOnline aufrufen und einloggen

Öffnen Sie FinanzOnline und melden Sie sich mit den Zugangsdaten Ihres Unternehmens an.

Achten Sie darauf, dass Sie mit jenem Unternehmen bzw. jener Steuernummer arbeiten, für die Sie die Rückstandsbescheinigung benötigen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie in FinanzOnline mehrere Unternehmen, Steuernummern oder Berechtigungen verwalten.

Nach dem Login gelangen Sie zur Startseite von FinanzOnline.

Schritt 2: „Weitere Services“ öffnen

Öffnen Sie in FinanzOnline den Bereich „Weitere Services“.

Dort finden Sie verschiedene Anträge und Bestätigungen. Für die Rückstandsbescheinigung ist der Bereich „Anträge auf Bestätigung/Bescheinigung/Information“ relevant.

Wählen Sie dort den Punkt „Rückstandsbescheinigung Verwaltung (Löschung/Genehmigung)“ aus.

Schritt 3: Anforderungsmaske öffnen

Nach der Auswahl öffnet sich die Seite „Rückstandsbescheinigung gemäß § 229a BAO“.

Auf dieser Seite können Unternehmen eine Rückstandsbescheinigung anfordern. Je nach Berechtigung sehen Sie dort unterschiedliche Bereiche, zum Beispiel:

• „Genehmigung zur Anforderung einer Rückstandsbescheinigung erteilen“
• „Anforderung einer Rückstandsbescheinigung ist möglich für:“
• „Rückstandsbescheinigung anfordern“

Für den eigenen Nachweis ist der Bereich „Rückstandsbescheinigung anfordern“ entscheidend.

Schritt 4: Steuernummer auswählen und Bescheinigung anfordern

Wählen Sie im Bereich „Rückstandsbescheinigung anfordern“ die passende Steuernummer aus.

Danach wird in der Anforderungsmaske das Unternehmen mit Suchbegriff, Name, Anschrift und Ort angezeigt. So können Sie kontrollieren, ob Sie den Nachweis für das richtige Unternehmen anfordern.

Prüfen Sie die angezeigten Daten sorgfältig. Wenn alles passt, klicken Sie auf „Anfordern“.

Schritt 5: Bestätigung der Anforderung prüfen

Nach dem Klick auf „Anfordern“ zeigt FinanzOnline eine Bestätigung an.

Dort erscheint der Hinweis: „Die angeforderte Rückstandsbescheinigung steht in Ihren Nachrichten (Rubrik „behördlich zugestellt“, Punkt „Bescheide/Ergänzungsersuchen/Bescheinigungen“) zur Verfügung.“

Damit ist die Bescheinigung noch nicht automatisch bei Ihren Ausschreibungsunterlagen gespeichert. Sie müssen sie anschließend unter „Nachrichten“ öffnen und herunterladen.

Schritt 6: FinanzOnline-Mailbox öffnen

Öffnen Sie anschließend in FinanzOnline den Bereich „Nachrichten“.

Für die Rückstandsbescheinigung ist im Abschnitt „Eingänge“ die Rubrik „behördlich zugestellt“ relevant.

Wählen Sie dort den Punkt „Bescheide / Ergänzungsersuchen / Bescheinigungen“ aus und klicken Sie auf „Abfragen“, falls die Nachricht nicht bereits angezeigt wird.

Schritt 7: Bescheinigung öffnen, prüfen und amtssignierten Nachweis speichern

Öffnen Sie die Rückstandsbescheinigung und prüfen Sie die Angaben im Dokument.

Achten Sie insbesondere auf:

• Datum der Bescheinigung
• zuständige Finanzbehörde
• Steuernummer
• Name und Anschrift des Unternehmens
• Inhalt der Bescheinigung
• Hinweis auf die Amtssignatur

Speichern Sie die Rückstandsbescheinigung als PDF ab und legen Sie sie zu Ihren Ausschreibungsunterlagen. Reichen Sie nicht nur einen Screenshot aus FinanzOnline ein, sondern die eigentliche amtssignierte Bescheinigung, die Sie heruntergeladen haben.

Worauf Unternehmen bei bei diesem Nachweis achten sollten

Prüfen Sie immer zuerst die Ausschreibungsunterlagen. Dort steht, welcher Nachweis verlangt wird. Häufig ist von der „letztgültigen Rückstandsbescheinigung der zuständigen Finanzbehörde“ die Rede. In manchen Verfahren werden auch gleichwertige Dokumente oder alternative Nachweise akzeptiert.

Achten Sie außerdem auf die Aktualität. Viele Auftraggeber:innen geben vor, wie alt ein Nachweis maximal sein darf. Laden Sie die Rückstandsbescheinigung daher möglichst zeitnah vor der Angebotsabgabe herunter.

Wenn Sie in einer Bietergemeinschaft teilnehmen oder Subunternehmen einsetzen, sollten Sie zusätzlich prüfen, für welche Unternehmen der Nachweis vorzulegen ist. Oft müssen nicht nur das hauptbietende Unternehmen, sondern auch Mitglieder einer Bietergemeinschaft oder eignungsrelevante Subunternehmen entsprechende Nachweise einreichen.

Häufige Fragen zur Rückstandsbescheinigung für Ausschreibungen

Ist die Rückstandsbescheinigung dasselbe wie ein Auszug aus dem Abgabenkonto?

Nein. Die Rückstandsbescheinigung gemäß § 229a BAO ist ein eigener Nachweis der zuständigen Finanzbehörde. Manche Ausschreibungsunterlagen lassen alternativ auch eine Buchungsmitteilung oder einen Auszug aus dem Abgabenkonto zu. Entscheidend ist aber immer der konkrete Wortlaut der Ausschreibung.

Wo finde ich die Rückstandsbescheinigung in FinanzOnline?

Die Funktion finden Sie in FinanzOnline unter „Weitere Services“. Dort wählen Sie im Bereich „Anträge auf Bestätigung/Bescheinigung/Information“ den Punkt „Rückstandsbescheinigung Verwaltung (Löschung/Genehmigung)“ aus.

Wo wird die Rückstandsbescheinigung bereitgestellt?

Nach der Anforderung wird die Bescheinigung in FinanzOnline unter „Nachrichten“ bereitgestellt. Im Hinweis nach der Anforderung wird die Rubrik „behördlich zugestellt“ und der Punkt „Bescheide/Ergänzungsersuchen/Bescheinigungen“ genannt.

Muss die Rückstandsbescheinigung amtssigniert sein?

Für die Verwendung in einem Vergabeverfahren sollte der Nachweis amtssigniert sein. Achten Sie daher darauf, dass Sie das amtssignierte PDF speichern und nicht nur einen Screenshot aus FinanzOnline verwenden.

Wie aktuell muss die Rückstandsbescheinigung sein?

Das hängt von der jeweiligen Ausschreibung ab. Manche Auftraggeber:innen geben ein maximales Alter der Nachweise vor. Prüfen Sie daher die Ausschreibungsunterlagen und laden Sie die Bescheinigung möglichst zeitnah vor der Angebotsabgabe herunter.

Fazit: Rückstandsbescheinigung rechtzeitig über FinanzOnline anfordern

Die Rückstandsbescheinigung gemäß § 229a BAO ist ein wichtiger Nachweis für Unternehmen, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen möchten. Sie zeigt, ob beim zuständigen Finanzamt vollstreckbare Abgabenforderungen bestehen.

Über FinanzOnline lässt sich die Rückstandsbescheinigung mit wenigen Schritten anfordern. Nach der Anforderung wird sie unter „Nachrichten“ bereitgestellt und kann als amtssigniertes PDF gespeichert werden.

Wer regelmäßig an Ausschreibungen teilnimmt, sollte solche Nachweise frühzeitig vorbereiten. Das spart Zeit, reduziert Stress kurz vor der Angebotsabgabe und hilft dabei, Angebote vollständig und formal korrekt einzureichen.