Strafregisterbescheinigung für Ausschreibungen: Schritt für Schritt zum Nachweis

Unternehmen, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen möchten, müssen im Vergabeverfahren verschiedene sogenannte Eignungsnachweise vorlegen. Damit prüfen öffentliche Auftraggeber:innen, ob ein Unternehmen rechtlich, wirtschaftlich und beruflich geeignet ist, einen öffentlichen Auftrag ordnungsgemäß auszuführen.

Ein besonders wichtiger Nachweis dabei ist die Strafregisterbescheinigung. Sie dient als Nachweis der beruflichen Zuverlässigkeit und soll bestätigen, dass gegen bestimmte Personen im Unternehmen keine relevanten strafrechtlichen Verurteilungen vorliegen.  Öffentliche Auftraggeber:innen verlangen die Strafregisterbescheinigung häufig für:

• Geschäftsführer:innen
• zeichnungsberechtigte Personen
• Prokurist:innen
• teilweise auch Subunternehmer:innen

Die Grundlage dafür sind vergaberechtliche Ausschlussgründe. Unternehmen können unter anderem dann von einem Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, wenn bestimmte strafrechtliche Verurteilungen vorliegen.

Wichtig: Prüfen Sie immer genau, für welche Personen die Strafregisterbescheinigung im jeweiligen Vergabeverfahren verlangt wird und wie aktuell diese sein muss. Auch wenn zu Beginn oft nur eine Eigenerklärung gefordert wird, muss die tatsächliche Strafregisterbescheinigung in späteren Phasen des Vergabeverfahrens meist nachgereicht werden.

Die Strafregisterbescheinigung kann persönlich bei einer Behörde oder online beantragt werden. Die Online-Beantragung ist meist deutlich schneller und einfacher. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Unternehmen die Strafregisterbescheinigung online beantragen und für Ausschreibungen verwenden können. Voraussetzung dafür ist eine aktive ID Austria in Vollfunktion.

Schritt 1: Online-Antrag für die Strafregisterbescheinigung öffnen

Öffnen Sie zuerst den Online-Antrag des Bundesministeriums für Inneres (BMI) zur Beantragung der Strafregisterbescheinigung.

Über dieses Online-Service können Unternehmen und Privatpersonen die Strafregisterbescheinigung digital beantragen, ohne persönlich bei einer Behörde erscheinen zu müssen.

Prüfen Sie vorab unbedingt, ob Ihre ID Austria in Vollfunktion aktiv und noch gültig ist. Diese wird für die Anmeldung und die digitale Antragstellung benötigt.

Hinweis: Die Online-Beantragung ist in der Regel deutlich schneller als die klassische Beantragung bei einer Behörde – insbesondere dann, wenn die Zustellungsart „E-Mail“ gewählt wird und kein Eintrag im Strafregister vorhanden ist.

Schritt 2: Mit ID Austria anmelden

Melden Sie sich im nächsten Schritt mit Ihrer ID Austria oder, sofern verfügbar, mit einem EU-Login an. Die Anmeldung ist notwendig, damit Ihre Identität eindeutig bestätigt und der Antrag digital verarbeitet werden kann.

Achten Sie darauf, dass Ihre ID Austria in Vollfunktion aktiv ist und Sie Zugriff auf die benötigte Bestätigungsmethode am Smartphone haben. Nach erfolgreicher Anmeldung werden Ihre persönlichen Daten automatisch in den Online-Antrag übernommen.

Schritt 3: Online-Antragsformular ausfüllen

Füllen Sie nun das Online-Antragsformular vollständig aus. Der Antrag ist in mehrere Formulargruppen gegliedert, die Sie der Reihe nach ausfüllen müssen.

Zuerst geben Sie die Daten der Antragstellerin bzw. des Antragstellers ein. Danach folgen weitere persönliche Merkmale, damit die Person im Strafregister eindeutig identifiziert werden kann.

Anschließend wählen Sie die gewünschte Art der Zustellung aus. Für diese Anleitung wurde die Zustellungsart „E-Mail“ gewählt. In diesem Fall kann Ihnen die Strafregisterbescheinigung als Anhang per E-Mail zugesendet werden.

Zum Schluss geben Sie eine Zustelladresse ein. Diese ist auch dann notwendig, wenn Sie eine elektronische Zustellung wünschen. Falls die elektronische Zustellung nicht möglich ist, wird die Strafregisterbescheinigung an diese Adresse per Brief zugestellt. Dies ist dann der Fall wenn es einen Eintrag im Strafregister für die anfragende Person gibt.

Tipp: Wählen Sie nach Möglichkeit E-Mail oder elektronische Zustellung. Wenn kein Eintrag im Strafregister vorhanden ist, erhalten Sie die Strafregisterbescheinigung auf diesem Weg meist besonders schnell.

Schritt 4: Strafregisterbescheinigung bezahlen

Wählen Sie anschließend die gewünschte Zahlungsart aus und schließen Sie die Zahlung ab. Erst danach wird der Antrag offiziell eingebracht und bearbeitet.

Schritt 5: Bestätigungsmail prüfen

Nach erfolgreicher Antragstellung erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Damit können Sie kontrollieren, dass der Antrag korrekt eingelangt ist und bearbeitet wird.

Schritt 6: Strafregisterbescheinigung erhalten und speichern

Sobald die Strafregisterbescheinigung ausgestellt wurde, erhalten Sie diese per E-Mail oder elektronischer Zustellung.

Achten Sie unbedingt darauf, dass die Strafregisterbescheinigung amtssigniert ist. Nur dann kann sie als Eignungsnachweis bei Ausschreibungen verwendet werden. Achten Sie darauf, dass die Strafregisterbescheinigung amtssigniert ist – nur dann kann sie als Eignungsnachweis bei Ausschreibungen verwendet werden.

Fazit

Die Strafregisterbescheinigung gehört zu den wichtigsten Nachweisen der beruflichen Zuverlässigkeit bei öffentlichen Ausschreibungen. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, welche Personen den Nachweis erbringen müssen und wie aktuell die Bescheinigung sein muss.