#5 Öffentliche Vergabe und KMUs - Problem oder Chance?

Manuel Aghamanoukjan

Vergabe Insights, der Podcast von auftrag.at. Einblicke und Erfahrungen aus der Welt der öffentlichen Vergabe. Experten-Talks rund um Ausschreibungen und Angebote. Mit unseren Insights schöpfen Sie aus dem Vollen. Host: Manuel Aghamanoukjan. Über 60 Milliarden an öffentlichen Aufträgen vergibt die öffentliche Hand in Österreich jedes Jahr und ist damit der größte Auftraggeber für die Privatwirtschaft. In Österreich besteht die Wirtschaft zu 99,6 Prozent aus kleinen und mittleren Betrieben, sogenannten KMU. Daher kann man gefahrlos sagen, Österreichs Wirtschaft ist eine KMU Wirtschaft. Wenn wir uns dann ansehen, welche Unternehmen in Österreich wie viel öffentliche Ausschreibungen gewinnen, dann allerdings erwartet uns hier eine große Überraschung. Denn in den Top 30 der erfolgreichen Bieter aller veröffentlichen Ausschreibungen in Österreich seit 2019 finden wir tatsächlich kein einziges KMU. Was können mögliche Gründe dafür sein? Liegt es nur an den KMU und was können sie besser machen? Oder sollten hier auch öffentliche Auftraggeber und der österreichische Gesetzgeber öffentliche Vergaben zugänglicher machen? Ob öffentliche Ausschreibungen Problem oder Chance für KMU sind, damit beschäftigen wir uns in dieser Episode von 'Vergabe Insights', dem Podcast von auftrag.at. Dafür habe ich mir Thomas Hörmandinger von der BBG als Gast in unser Podcaststudio im MedienQuartier St. Marx im dritten Wiener Gemeindebezirk eingeladen. Thomas Hörmandinger ist Jurist bei der BBG. Und für alle Hörer:innen, die die BBG nicht kennen, kurze Erklärung, was die BBG denn überhaupt ist. BBG ist die Abkürzung für Bundesbeschaffung GmbH mit Sitz in Wien. Die BBG ist Lösungspartner für die für Beschaffungsfragen für Bundesministerien, Bundesländer, Städte und Gemeinden, für ausgegliederte Unternehmen sowie Einrichtungen im Bildungs und Gesundheitsbereich. In einem offenen, transparenten Wettbewerb werden von der BBG Unternehmen aufgerufen, als Bieter Angebote zu legen und die BBG schließt dann entsprechende Rahmenvereinbarungen ab. Damit ist die BBG einer der wichtigsten Akteure im österreichischen Vergabebereich. Thomas Hörmandinger ist seit 2007 bei der BBG. Dabei hat er erfolgreich unzählige öffentliche Ausschreibungen betreut. Seine Expertise gibt er aber auch in Vorträgen und Seminaren für Auftraggeber und Bieter:innen weiter. Außerdem ist er Mitautor des Leitsatzkommentars zum österreichischen Bundesvergabegesetz. Neben seinem Studium der Rechtswissenschaften in Innsbruck ist ist ihm mitunter auch seine Ausbildung zum Mediator und Konfliktregler hilfreich, nicht nur die Auftraggeber, sondern auch die Bieter von öffentlichen Ausschreibungen im Blick zu haben. Und bevor wir unser Gespräch beginnen, wie immer unser Compliance Block. In der Vergangenheit gab es in einzelnen Bereichen Kooperation zwischen der BBG und auftrag.at. Derzeit gibt es keine aktive Geschäftsbeziehung zwischen der BBG und auftrag.at. Herr Hörmandinger und ich haben uns erst in der Vorbereitung auf diesen Podcast kennengelernt und ich freue mich da umso mehr auf das Gespräch. Sehr geehrter Herr Hörmandinger, vielen Dank fürs Kommen und da Sie sich Zeit genommen haben für unser heutiges Gespräch. Ich will Ihnen auch die Gelegenheit geben, sich direkt an Hörerin unseres Podcasts zu wenden und doch gerne meine Vorstellung von Ihnen oder von der BBG zu ergänzen, wenn ich was Wichtiges vergessen hab.

Thomas Hörmandinger

Ja, vorweg mal herzlichen Dank für die Einladung zu dem Podcast. Im Prinzip haben Sie schon alles gesagt, die BBG haben Sie wunderbar vorgestellt und auch zu meiner Person ist nicht mehr wirklich viel hinzuzufügen.

Manuel Aghamanoukjan

Ja, wunderbar, sag ich danke schön. Ja, ich hab es in der Einleitung erwähnt, 99,6% aller österreichischen Unternehmen sind KMU. Trotzdem ist es interessant, dass ich in den Top 30 Unternehmen, die bei öffentlichen Ausschreibungen den Zuschlag bekommen haben, sich kein einziges KMU befindet. Warum ist das so? Kann das mit der österreichischen Gesetzgebung in dem Bereich zu tun haben und wie KMU-freundlich oder unfreundlich ist Ihrer Ansicht nach das österreichische Bundesvergabegesetz?

Thomas Hörmandinger

Das Bundesvergabegesetz, wenn man hier mal einleitend ausführen darf, beruht ja auf europäischen Vergaberichtlinien. Die europäischen Vergaberichtlinien machen hier keinen konkreten Unterschied zwischen Kleinunternehmen, mittleren Unternehmen und Großunternehmen. Somit finden sich auch im Bundesvergabegesetz keine wirklichen Erleichterungen. Das heißt, kleine und mittlere Unternehmen haben genauso die formalen Nachweise im Zuge der Vergabeverfahren vorzulegen und gibt es hier im Prinzip keine Erleichterungen für diese Bieter. Und was man aber schon ergänzen muss: An zwei Stellen des Bundesvergabegesetzes sind die KMU erwähnt, auch sogar an ganz prominenter Stelle in Paragraf 20, wo die Grundsätze des Vergaberechts geregelt sind, wo öffentliche Auftraggeber:innen die Möglichkeit schaffen sollen, dass, wenn möglich, die Ausschreibungsunterlagen so gestaltet werden, dass im Prinzip KMU an der Ausschreibung teilnehmen können. Weiters ist auch noch an einer anderen Stelle geregelt, dass man, wenn man Verfahren ohne Bekanntmachung macht und öffentliche Auftraggeber sich die selbst aussuchen dürfen, man hier besonderen Blick auf die KMU haben soll. Das heißt, im Großen und Ganzen sind die Vergaberichtlinien umgesetzt worden, wo der öffentliche Gesetzgeber nicht wirklich einen Spielraum gehabt hat. Aber er hat schon den Blick auf den KMU gehabt und quasi so als Anleitung für den öffentlichen Auftraggeber im Gesetz geregelt, schon bedacht auf die Struktur in Österreich zu nehmen, dass hier doch ein Großteil der Wirtschaft von den KMU getragen wird.

Manuel Aghamanoukjan

Dankeschön erstmal. War ein guter Einstieg, den Sie mal aus der Theorie unter anderen Grundlagen. Wir haben uns ja auch für heute vorgenommen, wir gehen ja auch mehr in die Praxis hinein. Das ist auch da, wo Sie einfach sehr viel tätig sind und in vielen Ausschreibungen, ja auch aus Auftraggebersicht betreuen und damit haben Sie natürlich entsprechend auch mit mehr Bieter:innen aus der Wirtschaft zu tun. Wie tun sich Ihrer Erfahrung nach KMU generell mit der Teilnahme oder mit Ihrer Erfahrung, wie tun sich KMU mit der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen so?

Thomas Hörmandinger

Also nach Sicht der BBG und auch nach meiner persönlichen Sicht muss ich sagen, dass man jetzt rein von der Qualität der Angebote jetzt keinen Unterschied merkt, ob jetzt ein KMU oder ein Großunternehmen an einer öffentlichen Ausschreibung teilnimmt. Nur muss es aber auch im Großen und Ganzen sehen. Also im Großen und Ganzen wird es so sein, dass natürlich ein KMU viel mehr Aufwand jetzt anteilsmäßig am Unternehmen für seine öffentliche Ausschreibung investieren muss, um eben erfolgreich teilnehmen zu können. Wenn ich allein denke, wie viel formale Nachweise erforderlich sind, um ein Angebot zu legen, Das muss für einen KMU natürlich ein sehr, sehr großer Aufwand sein und je kleiner das Unternehmen, desto prozentuell größer wird der Aufwand, den die KMU haben, um erfolgreich an solchen Ausschreibungen teilzunehmen. Das ist schon unsere Erfahrung.

Manuel Aghamanoukjan

Wenn wir bei der Praxis bleiben, KMU habe ich ja sozusagen weniger Personal, vielleicht im im Verkauf und weniger, die administrativ drüber schauen können im Rahmen einer Ausschreibung. Gibt es da ja so auch aus Ihrer Erfahrung typische Fallgruppen, wo KMU und als Bieter ganz gerne hineinfallen, also gerne unter Anführungszeichen. Haben Sie da ein paar Beispiele aus der Praxis für uns?

Thomas Hörmandinger

Na, es sind normalerweise ganz banale Sachen, die bei solchen Ausschreibungen passieren. Was uns immer wieder auffällt und das trifft meines Erachtens KMU besonders, weil sie eben einfach von den Personalressourcen nicht so gut ausgestattet sind, dass es unerlässlich ist, sich Ausschreibungsunterlagen im Detail durchzusehen, um hier wirklich keine Fehler zu machen. Und je geringer die Personalressourcen sind, desto aufwendiger wird es und wird es für KMU und. desto fehleranfälliger ist es. Wenn ich das vielleicht an einem Beispiel festmachen darf, der österreichische Gesetzgeber fordert, dass ein öffentlicher Auftraggeber prüfen muss, ob zum Beispiel die Steuern gezahlt werden. Dazu ist im Bundesvergabegesetz explizit ein Nachweis definiert, nämlich die Rückstandsbescheinigung gemäß Bundesabgabenordnung. Dieser Nachweis ist sogar extra von der Finanz gestaltet worden, damit man diesen Nachweis auch für öffentliche Ausschreibung verwenden soll. Was passiert in der Praxis? Bieter lesen zwar: 'Ah ja, ich brauch einen Nachweis für die Steuer', lesen aber dann nicht im Detail weiter. Und da kann es dann oft passieren oder ist in der Praxis kommt häufig vor, dass Bieter anstatt so einer Rückstandsbescheinigung unter Umständen einen Kontoauszug vorlegen, der normalerweise die gleiche Aussage hat, aber rein formal leider der falsche Nachweis ist. Passiert sowas, kann das durchaus fatale Folgen haben? für Bieter:innen, weil sich sowohl die Bieter:innen als auch die öffentlichen Auftraggeber:innen nach Punkt und Beistrich an die Ausschreibungsunterlagen halten müssen. Das sagen uns die Grundsätze des Vergaberechts, der Gleichbehandlung, der Transparenz und so ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass man als öffentlicher Auftraggeber womöglich ein wirtschaftliches gutes Angebot ausscheiden muss. Natürlich gibt es die Möglichkeit, Mängel zu beheben, aber man muss aufpassen als Bieter. Nachweise, die nach der jeweiligen Angebotsfrist erstellt werden, könnten gefährlich sein, dass man eben hier Angebote nicht mehr positiv beurteilen darf.

Manuel Aghamanoukjan

Gut, inwiefern müssen Ihrer Ansicht nach KMU für die Teilnahme an Ausschreibungen Vergaberechtsexperten sein, um dabei erfolgreich zu sein?

Thomas Hörmandinger

Grundsätzlich sehe ich diese Erforderlichkeit nicht. Im Prinzip, wenn man sich als KMU an die Vorgaben der Ausschreibung hält und nach Punkt und Beistrich das Angebot so erstellt, wie es im Prinzip der Auftraggeber vorgesehen hat in den Ausschreibungsunterlagen, dann sollte im Prinzip es nicht erforderlich sein, dass man hier eine Rechtsberatung braucht.

Manuel Aghamanoukjan

Und gibt es auch aus Ihrer Sicht das Gegenbeispiel, also wann macht es Sinn für ein KMU als Bieter, sich eine Vergaberechtsexperten und Expertinnen als Unterstützung herzuholen.

Thomas Hörmandinger

Da fallen mir im Prinzip 2 Fälle ein. Also der erste Fall ist natürlich der, dass unter Umständen Bieter vermeinen, dass die Ausschreibungsunterlagen vielleicht nicht rechtskonform sind. Indem die Vergaberecht doch eine sehr komplexe Materie ist, sollte man hier, bevor man hier rechtliche Schritte macht als Bieter, sollte man sich hier schon Rechtsberatung suchen, um auch die Erfolgschancen im Prinzip entsprechend abklären zu können im Vorfeld. Der zweite Fall ist, was oft sehr heikel ist, wenn man schon ein Angebot gelegt hat und der Auftraggeber im Prinzip die Angebote geprüft hat und dann drauf kommt, dass ein Angebot mangelhaft ist, dann hat der Auftraggeber die Pflicht, im Prinzip den Bieter nach den Bieter zu befragen, wie er einerseits das im Angebot gemeint hat und andererseits muss er die Nachweise im Prinzip nachfordern, die unter Umständen fehlen. In so einem solchen Fall macht es unter Umständen Sinn, dass man hier eine Rechtsbeistand beizieht, unter Umständen, wenn es darum geht, wenn Preise inhaltlich zu erklären sind, weil das ausgesprochen diffizil ist. Das muss ein, einerseits muss man das wirtschaftlich korrekt erklären und zweitens muss man es aber auch rechtlich korrekt begleiten, diese Erklärung, damit man hier als Unternehmer keine falschen Aussagen trifft, weil hier es einen kleinen Bruch gibt zwischen Wirtschaft und Vergaberecht, das passt nicht ganz zusammen. Ja, das Vergaberecht sieht es formal, aber ein Unternehmer kalkuliert nicht so formal unter Umständen, wie es im Prinzip das Vergaberecht vorsieht. Und in solchen diffizilen Fällen würde ich empfehlen, im Zweifel hier schon eine Rechtsberatung beizuziehen, damit man hier keine falschen Antworten gibt. Weil das Gesetz sieht wiederum vor, habe ich eine Frage nicht korrekt oder im Prinzip nicht so beantwortet, wie es der Auftraggeber haben will, dann hätte es auch unter Umständen wieder die zur zur Konsequenz, dass man ein Angebot nicht berücksichtigen darf.

Manuel Aghamanoukjan

Das macht aber Sinn, durchaus punktuell. Das heißt, ich kann dann, wenn Sie haben ja gute Fälle jetzt aufgebracht, wo es notwendig wäre. Das heißt, da kann ich quasi jetzt im Nachhinein, also bevor ich jetzt eine Antwort gebe, kann ich jetzt sagen, bei Bedarf eine Vergaberechtsexperten und Expertinnen zuziehen. Das wäre dann vermutlich auch möglich. Hängt natürlich auf die Situation ab, natürlich ist das korrekt.

Thomas Hörmandinger

Genau, bei Bedarf würde ich das sehen, aber da muss man schon auch schnell sein, weil diese Fristen, die die öffentlichen Auftraggeber in dem Zusammenhang geben, normalerweise nicht allzu lang sind. Also ich denk da normalerweise für so normale unter Anführungszeichen Aufklärungen, die jetzt nicht an hohen Aufwand im Prinzip nach sich ziehen, wird es vom öffentlichen Auftraggeber sicher nicht mehr Frist, wäre eine Woche gegeben, dass man hier die Rückantworten als Bieter geben muss und dem Anwälte auch unter Umständen durchaus ausgelastet sind, sollte man dann nicht bis zum letzten Tag warten, sondern dann, wenn man sich, wenn man Zweifel hat, gleich im Prinzip hier rechtliche Beratung suchen.

Manuel Aghamanoukjan

Das heißt, von daher macht es Sinn, sage ich mal, wenn ich mich organisatorisch vorbereite als Bieter:in, dass ich vielleicht einmal ein bisschen schaue: Gibt es die eine oder andere Vergaberechtskanzlei, an die ich mich für alle Fälle wenden kann? Dann dauert es nicht so lange, dass ich mir jemanden suche. Aber von dem her, sag ich mal, danke schön für den Tipp und ich glaub, das ist, das ist durchaus auch interessant für den Bieter abzuschätzen, wann nimmt er sich jemanden, wann nimmt er sich jemanden nicht und was grad für ein doch interessant ist, weil es eine gewisse Investition ist. Aber von dem her, glaube ich, ist eine ganz eine gute Zusammenfassung, wann ich jemanden brauche und wann ich nicht. Da habe ich auch eine gute Aussage mal dazu gefunden und da wollte ich Sie fragen, was Sie davon halten. Ich werde oft auch gefragt, in meiner Rolle auch von auftrag.at T., braucht ein Bieter denn einen Vergabejuristen, um eine Ausschreibung erfolgreich zu bearbeiten? Da sagen wir nein, lesen Sie genau die Unterlagen durch, weil aus unserer Sicht und ist die Frage, ob Sie da zustimmen, aus unserer Sicht sind Ausschreibungsunterlagen genau die Anleitung, wie ich ein Vergabeverfahren denn erfolgreich sozusagen und formal richtig abschließen und dazu brauche ich keinen Vergabejuristen, sehen Sie das auch so als Bieter jetzt?

Thomas Hörmandinger

Rein zur Angebotserstellung ist es auch aus meiner Sicht nicht erforderlich, dass man hier spezielles vergaberechtliches Wissen hat, sondern genau wie Sie es gesagt haben, man sollte sich nach Punkt und Beistrich an die Vorgaben des des Auftraggebers halten, dann kann im Prinzip nichts passieren. Aber und ein nächsterer Fallstrick, den man als Bieter hier machen kann, ist Ausschreibungsunterlagen werden auch von Menschen erstellt, von öffentlichen Auftraggebern und es kann durchaus sein, dass hier in Ausschreibungsunterlagen womöglich nicht ganz klare Festlegungen getroffen werden und das hat zur Folge, man kann es entweder so interpretieren oder so interpretieren. Die Gefahr, was besteht, wenn Bieter dann versuchen, selbständig den Inhalt der Ausschreibungsunterlagen zu interpretieren, dass es womöglich der Auftraggeber anders versteht und dann haben wir schon wieder das Problem, womöglich wird ein Angebot gelegt, das hier nicht nach Ansicht des Auftraggebers den Vorgaben der Ausschreibung entspricht und auch hier wäre wieder im Worst Case die Konsequenz, ein solches Angebot auszuscheiden. Deswegen hier auch gleich mein Tipp, falls sich wirklich Unklarheiten in Ausschreibungsunterlagen finden und Sie werden sehen, fast in jeder öffentlichen Ausschreibungen gibt es gewisse Passagen, die womöglich nicht ganz klar sind. Dann kann ich Ihnen als Bieter nur den Tipp geben, fragen Sie den Auftraggeber. Jeder vernünftige Auftraggeber sollte auch froh darüber sein, dass Bieter:innen gründlich die Ausschreibungsunterlagen lesen und auch auf Fehler womöglich aufmerksam machen. Jeder vernünftige Auftraggeber sollte auch froh darüber sein, dass Bieter:innen gründlich die Ausschreibungsunterlagen lesen und auch auf Fehler womöglich aufmerksam machen. Und wenn man das als Auftraggeber quasi als Chance sieht, dann kann man im Prinzip ja auch noch durch die Beantwortung der Fragen die entsprechenden Klarstellungen treffen oder auch im Worst Case auch die Ausschreibungsunterlagen noch korrigieren, indem man eine Berichtigung schaltet und viele Fehlerquellen werden damit schon ausgeschaltet.

Manuel Aghamanoukjan

Ja, sind gleich ein sehr guter Tipp. Das kann ich meiner Erfahrung auch bestätigen. Danke mal. Und wenn wir gleich da so einhaken, dann verlange ich von Ihnen ein bisschen einen Rollenwechsel oder einen Sidestep aus diesen Erfahrungen heraus, einen Tipp, den Sie auch geben. Würden Sie dann irgendwelchen jetzt KMU geben? Wie kann ich mich jetzt generell auf eine eine Ausschreibungsteilnahme vorbereiten, damit ich genau diese Fallgruppen, die eine, wo Sie ein paar Tipps oder ein paar Fallgruppen erwähnt haben, nicht hineintappe? Wie kann ich mich da auch vorbereiten drauf? Gibt es eigentlich ein paar Dinge, die ich schon vorab machen kann?

Thomas Hörmandinger

Es gibt ein paar Dinge, die man sicher machen kann. der erste Punkt, glaube ich, was man jetzt sich als als kleines und mittleres Unternehmen jedenfalls drauf einstellen muss, seit 2018 sind sämtliche Vergabeverfahren voll elektronisch. Ja, das heißt, man muss sich einerseits technisch darauf vorbereiten, dass man sich Ausschreibungsunterlagen elektronisch runterladen kann, das in unterschiedlichen Formaten und man muss sich darauf vorbereiten, dass man auch Angebote elektronisch abgibt. Und ein weiterer Tipp ist, in dem sämtliche fast beinahe alle öffentlichen Auftraggeber Vergabeplattformen im Prinzip zur Abwicklung solcher Vergabeverfahren heranziehen. Wäre es sicher sinnvoll, sich im Vorhinein mit solchen Vergabeplattformen allenfalls zu beschäftigen, um den Ablauf im Prinzip besser in den Griff zu bekommen, damit man, wenn man ein Angebot abgibt, auch keine Probleme mehr hat. Weil man darf es nicht vergessen, auch im Zeitalter der elektronischen Angebote kommt es gar nicht so selten vor, dass Angebote von Bieter:innen zu spät abgeben, nämlich nicht innerhalb der Frist, weil Bieter unterschätzen, wie lange so ein Abgabeprozess eines elektronischen Angebots unter Umständen dauern kann. Es gibt Angebote, wo ich eine Vielzahl an Dokumenten hochladen muss und im Prinzip das dauert. Ja, früher sind die Bieter im Stau gesteckt, heute stecken sie im Datenstau, womöglich, und das Angebot kommt zu spät. Und auch hier ist das Vergaberecht ausgesprochen streng. eine Minute zu spät bedeutet, dass das Angebot ausgeschieden werden muss. Da habe ich immer schon den Bieter:innen auf den Weg gegeben, früher schon, wie man noch persönlich vorbeigekommen ist, das Angebot abzugeben, jetzt auch im Prinzip, wenn man es elektronisch abgibt, machen Sie das bitte einen Tag vor Ablauf der Frist. Es kann ein, es kann bei Ihnen technisch was nicht funktionieren, es kann beim Auftraggeber technisch was nicht funktionieren. Wenn das der Fall ist, hat man, wenn man das wirklich einhält, dass man sich einen Tag vorher dafür Zeit nimmt, noch ausreichend Zeit, die entsprechenden Schritte setzen zu können und im Prinzip diese Probleme zu lösen. 15 Minuten oder 5 Minuten vor Abgabe wird es schwierig werden.

Manuel Aghamanoukjan

Also, es ist gut, dass ein Podcast ist und dass jetzt mitgefilmt wird, weil wir es gesehen haben, dass ich jetzt bei dem Tipp einen sehr breiten Grinser gehabt habe. Warum? Weil wie die BBG genauso auch wie auftrag.at eine eine E-Tendering Plattform betreibt, für wo man genau solche Verfahren abgewickelt werden Und das ist genauso ein Tipp, den wir dann genau den Bieter:innen immer mitgeben. Erstens mal nicht lang zu warten und sich vor allem mit der Plattform vorab schon mal anschauen, wie sie funktioniert. Weil Sie haben vollkommen recht, dass auch noch in Zeiten wie diesen kann es einfach passieren. Also, Internetleitungen sind noch immer nicht ganz stabil und dann ist es auch schade, wenn dann viel Arbeit hineinfließt und unser, und ich glaube, Ihr und unser Customer Service kann davon ein Lied singen. Dass dann verzweifelte Anrufe kommen, Last Minute, das funktioniert nicht und von dem her, man sieht unterschiedliche Plattformen, gleiche Probleme. Also, das ist für Bieter wirklich ein guter Tipp. Wir haben jetzt Auch recht viel von den KMU und auch sprich von den Bieter:innen gesprochen, also von der Wirtschaftsseite. Und ich hab es auch vorher erwähnt, BBG ist ja natürlich jetzt als Lösungspartner, vor allem auch für die Auftraggeber natürlich tätig. Wir haben schon vorher kurz erwähnt, dass Bundesvergabe ist jetzt an einigen Stellen gibt es ein paar Dinge, die es KMU leichter macht. Haben jetzt Auftraggeber Möglichkeiten, Ausschreibungen für KMU leichter zugänglich zu machen? Natürlich unter der Wahrung der gesetzlichen Vorschriften. Gibt es da aus Ihrer Erfahrung ein paar Tipps, die Sie eigentlich Auftraggebern geben könnten?

Thomas Hörmandinger

Was sicher Auftraggeber:innen standardmäßig machen sollten: Wir als BBG machen das schon seit Jahren, dass wir auf unserer Homepage im Prinzip serviceorientiert und freiwillig im Vorfeld schon ankündigen, welche Ausschreibungen wir planen. machen das schon seit Jahren, dass wir auf unserer Homepage im Prinzip serviceorientiert und freiwillig im Vorfeld schon ankündigen, welche Ausschreibungen wir planen. Wir machen einen Plan, wir versuchen einen Zeitplan öffentlich zu machen, wo wir auch schon ein beabsichtigtes Veröffentlichungsdatum der einzelnen Ausschreibung auf der Homepage bekannt machen. Das kann sicher gerade KMU helfen, dass sie hier besser planen können, wenn man gerade daran denkt, dass hier die Ressourcen nicht so so groß zur Verfügung stehen wie allenfalls bei größeren Unternehmen. Das heißt, man kann sich besser drauf einstellen. Und natürlich, ein zweiter Schritt wäre sich auch mit den Bekanntmachungsmedien vielleicht ein bisschen auseinanderzusetzen. Da gibt es im Prinzip 2 wesentliche. Das eine ist das europäische Bekanntmachungsmedium der TED, wo im Prinzip sämtliche öffentlichen Ausschreibungen der öffentlichen Auftraggeber der Europäischen Union veröffentlicht werden. Und dann in Österreich das Unternehmensserviceportal, wo eben die österreichischen Ausschreibungen ersichtlich sind und man hier, wenn man hier regelmäßige mal einen Blick drauf wirft, sollte man eigentlich keine Ausschreibung verpassen, die ein ein Auftraggeber veröffentlicht hat.

Manuel Aghamanoukjan

Wenn wir auch die BBG als Lösungspartner für die öffentliche Beschaffung noch mal sehen, es gibt ja auch einige Aktivitäten, die Sie ja auch abseits von den Gestaltung oder Durchführung der Ausschreibungen tun, um auch KMU zu unterstützen. Können Sie da ein paar Beispiele geben, wie die BBG hier unterstützt?

Thomas Hörmandinger

Ja, was wir anbieten sind Bieterseminare, aber man kann auch als öffentlicher Auftraggeber bei der Gestaltung der Ausschreibungsunterlagen einiges machen, was Bieter:innen helfen kann. Eine Möglichkeit wäre, dass man eine Checkliste zum Beispiel zur Verfügung stellt, wo man überblicksmäßig dem Bieter sämtliche Nachweise auflistet als Auftraggeber und man dann als Bieter die Gewissheit hat, wenn ich alle diese Nachweise beigeschlossen habe in dem Angebot, dann sollte nichts fehlen. Oder was auch immer ein gangbarer Weg ist, die Formblätter, die man zum Nachweis der Eignung braucht, ja, dass man die erstens einmal dem Bieter zur Verfügung stellt, damit sie nicht selbst kreieren müssen, was immer zu Fehlern führt, sondern man kann im Prinzip erstens diese Formblätter zur Verfügung stellen und dann auch das Formblatt so gestalten, dass es nur mehr auszufüllen ist. Ja, man gibt schon die Vorgaben und man gibt dann Felder frei als Auftraggeber, wo man dann als Bieter seine Inhalte eintragen kann. Und wenn man dann noch ganz toll ist als Auftraggeber, dann kann man dieses Formblatt auch noch interaktiv machen. Das heißt, wenn Felder nicht befüllt worden sind oder falsch befüllt worden sind, dann poppt eine Sprechblase auf, wo der Bieter den Hinweis bekommt, dass hier unter Umständen etwas nicht stimmen kann. Ich kann es ihm nicht verbieten, dass er was Falsches eingibt. Das Recht habe ich als Auftraggeber nicht. aber ich kann ihm den Tipp geben, dass hier unter Umständen etwas nicht passt.

Manuel Aghamanoukjan

Also das, auch da habe ich jetzt lächeln müssen, weil ich habe meine vorigen eben ungefähr 35 Ausschreibungen als Bieter eines KMU teilgenommen und wie Sie gesagt haben, interaktive Formblätter zur Verfügung stellen, da ist mein ehemaliges Bieterherz sozusagen aufgegangen. Ja, das hilft auf jeden Fall und ich glaube auch, dass es dem Auftraggeber hilft, weil er dann einfach sauber strukturierte Informationen bekommt, die ihm dann bei der Bearbeitung der Ausschreibung auch auch hilft, weil das vergessen auch gern Bieter, die Auftraggeber, also eine Ausschreibung ist nicht nur für Bieter viel Arbeit, sondern natürlich auch für die Auftraggeber, weil die bekommen ja dann die Unterlagen in mehrfacher Ausführung von mehreren hoffentlich, wenn sie mehrere Angebote bekommen und das hilft ihnen natürlich dann auch.

Thomas Hörmandinger

Also schlussendlich sollte sich dieser Mehraufwand, den im Prinzip hier die Auftraggeber bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen haben, sicher rechnen, weil die Qualität der Angebote steigt. Eine höhere Qualität der Angebote verringert den Aufwand bei der Prüfung und im Endeffekt gleicht sich das mehr als aus. Ja, Ich sehe das Problem hier bei kleineren öffentlichen Auftraggebern, die unter Umständen auch nicht die Ressourcen oder die Kapazitäten wie zum Beispiel die BBG haben, um solche umfangreichen Unterlagen zu erstellen. Da kann ich schon nachvollziehen, dass das ein sehr hoher Aufwand ist, wenn ich an eine kleine Gemeinde denke, die unter Umständen auch nicht so viele Ausschreibungen im Jahr macht, ist es schon für mich verständlich, dass man hier nicht so viel Ressourcen in die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen reinstecken kann, weil ich sie genau im Gegensatz genau gleich wie KMU unter Umständen nicht habe. Ja, aber die großen öffentlichen Auftraggeber sollten sich da schon zu Herzen nehmen und hier Bieter hilfreich zur Seite stehen bei der Erstellung der Angebote.

Manuel Aghamanoukjan

Aber gab es so kleine Auftraggeber, wäre genau die BBG ein guter Partner, um diese die Durchführung, die Vorbereitung ja auch dann zu erleichtern, weil da ja bei der BBG ja die entsprechenden Expertinnen sitzen, natürlich.

Thomas Hörmandinger

Na klar, also wir als als als Bundesbeschaffungs GmbH stehen natürlich auch bereit für andere öffentlichen Auftraggeber im Prinzip. Ausschreibungen durchzuführen und wenn uns solch so ein Auftraggeber heranzieht, dann würde man natürlich auch versuchen, dort die Formblätter so zu gestalten.

Manuel Aghamanoukjan

Wunderbar. Na ja, jetzt haben wir jetzt wirklich, glaube ich, einige sehr spannende Tipps, sowohl für Bieter und auch für Auftraggeber gehört, wenn wir jetzt sagen, so zum Abschluss und wir, wir, wir finden es immer ganz gut, wenn wir und unseren Hörern Hörern ein bisschen was mitgeben für die Praxis, dass sie dann vielleicht aufschreiben und beim nächsten Mal verwenden. Was sind jetzt aus Ihrer Sicht die drei wichtigsten Tipps, die Sie KMU geben, um erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen? um erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen.

Thomas Hörmandinger

Der erste Tipp ist, lesen Sie wirklich detailgenau die Ausschreibungsunterlagen durch und dann folgt gleich der zweite Tipp und halten Sie sich an die Vorgaben im Prinzip, die hier ein öffentlicher Auftraggeber gemacht hat. Wenn die Vorgaben nach Ihrer Ansicht nach O. K. sind, einfach das machen, was der öffentliche Auftraggeber festgelegt hat und geben Sie zeitgerecht Ihr Angebot ab. Ja, jeden jedenfalls einen Tag vor Ablauf der Frist, dadurch glaube ich Ihnen, erstens ersparen Sie sich viel Stress und zweitens ist das Risiko, dass das Angebot zu spät beim öffentlichen Auftraggeber einlag, ausgesprochen gering.

Manuel Aghamanoukjan

Da sage ich vielen Dank für die Tipps. Ich glaube, ich das kann ich noch aus meiner Sicht sagen, nehmen Sie sich diese Tipps mit, das sind wirklich Tipps, die Ihnen das Ganze wesentlich leichter machen. Ich sage auch Dankeschön, dass Sie sich Zeit genommen haben, mit uns heute im Zuge der Folge das sparende Thema KMU und öffentliche Ausschreibungen zu diskutieren. Und Sie sehen also: Ausschreibungen sind für KMU definitiv eine große Chance, ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen, und die möglichen Probleme und der Aufwand sind mehr als gerechtfertigt. Und wer weiß, wir hoffen, dass die Tipps vielleicht dazu helfen, dass dann bald einmal auch ein KMU in die Top 30 der erfolgreichen Bieter:innen in Österreich kommt. Damit sag ich Dankeschön, Herr Hörmandinger, fürs für den Besuch und sag auf Wiederhören.

Thomas Hörmandinger

Dankeschön für die Einladung.

Manuel Aghamanoukjan

Das war es von uns, bis zum nächsten Mal. Damit Ihnen kein wertvoller Insight entgeht, abonnieren Sie uns oder besuchen Sie uns auf auftrag.at/podcast.