#4 ID Austria & Handy-Signatur in der Vergabe – Herzschlagfinale?

Iris Vonderhaid

Vergabe Insights der Podcast von auftrag.at Einblicke und Erfahrungen aus der Welt der Vergabe. Experten erzählen praxisnah aus ihrem Alltag, diskutieren mit mir ihre Herangehensweisen, wie sie Vergabeprozesse optimieren und informieren uns über Neuerungen. Hosted by Iris Vonderhaid. Ohne elektronische Signatur oder E-Signatur läuft vor allem in der Vergabe von europäischen Ausschreibungen schlichtweg nichts. Derzeit befinden wir uns mitten in einer Pilotphase, einer Umstellung der elektronischen Signatur in Österreich, hin zur sogenannten ID Austria. Was heißt das jetzt genau? Wie läuft die Umstellung ab? Was muss ich als Auftraggeber oder Bieter tun? Hat diese Umstellung Auswirkungen auf meine Angebote oder Vergaben? Diese Fragen und noch einiges mehr möchte ich heute mit der Vergaberechtsexpertin Sophie-Anna Reiter-Werzin besprechen. Sophie, herzlich willkommen bei uns im Media Quarter Marx im dritten Bezirk in unserem Podcaststudio. Du bist heute mein Gast. Wir haben uns im Zuge des Podcasts kennengelernt und ich darf dich kurz vorstellen. Du hast in Graz studiert, bist Rechtsanwältin, spezialisiert auf Vergaberecht bei FSM Rechtsanwälte in Wien. Dein Team ist im Legal 500 Ranking gelistet und damit eine der Vergaberechtskanzleien in Österreich. Ganz aktuell hast du gleich mehrere Artikel zum Thema ID Austria und qualifizierte elektronische Signatur veröffentlicht. Möchtest du noch irgendwas ergänzen?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Hallo Iris, vielen Dank für die Einladung. Es freut mich besonders, dass ich heute bei euch sein darf und über dieses wirklich spannende Thema E-Signatur ID Austria mit euch plaudern darf. Ja, Ich glaub, du hast schon alles über mich erzählt. Eine kleine Ergänzung vielleicht noch und Werbung in einer in eigener Sache vielleicht gleich vorab. FSM Rechtsanwälte ist ja grundsätzlich in Wien stationiert, aber bald auch in Kärnten. Näheres sehen Sie dann auf unserer Homepage.

Iris Vonderhaid

Und darüber freust du dich wahrscheinlich besonders, weil du ja aus Kärnten kommst.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Genau, ich bin Kärntnerin, ja.

Iris Vonderhaid

Du bringst uns heute ein bisschen mehr Süden von Österreich mit.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Genau, die Sonne habe ich ja schon mitgebracht aus dem Süden.

Iris Vonderhaid

Ja, du hast es schon angesprochen, ID Austria, qualifizierte elektronische Signatur. Was ist denn eigentlich jetzt die ID Austria.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Die ID Austria ist eigentlich nichts anderes als die Nachfolgerin der Handy-Signatur und der Bürgerkarte. Also gleich für alle vorweg zur Beruhigung, die ID Austria hat alle Funktionen, der Handy-Signatur beziehungsweise wenn man die ID Austria mit Basisfunktion hat, kann ich so wie jetzt auch mit der Handy-Signatur auch mit der ID Austria komplett meine Angebote, Teilnahmeanträge automatisch elektronisch signieren.

Iris Vonderhaid

Du hast das schon jetzt kurz angesprochen. Du hast von Basisfunktion gesprochen. Das klingt danach, als wäre die ID Austria gesplittet in mehrere Funktionen. Kannst du das mal kurz erklären, wie das genau funktioniert?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Genau. Die ID Austria ist, wie gesagt, die Nachfolge, die Nachfolgerin der Handy-Signatur und hat aber dann noch mehrere Funktionen. Mit der ID Austria kann ich mich auch zum Beispiel digital ausweisen. Ich brauch dann zum Beispiel meinen Führerschein nicht mehr in meinem Geldbörserl haben, sondern hab das einfach auf der ID Austria in meiner App Digitales Amt. Das ist die ID Austria mit der erweiterten Funktion. Was jetzt für uns aber im Vergaberecht wichtig ist, ist, dass ich eigentlich nur die ID Austria mit der Basisfunktion brauche, sprich, dass ich mit der ID Austria elektronisch, so wie jetzt auch mit der Handy-Signatur, meine PDFs et cetera elektronisch signieren kann.

Iris Vonderhaid

Ich habe schon rausgehört, es gibt eine App, muss ich diese App runterladen, um mir diese Signatur oder diese Umstellung überhaupt anzueignen, sage ich jetzt mal.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Grundsätzlich ist es so, kann ich es über die App machen. Ich kann es aber auch über die über die Homepage, soweit ich das jetzt gesehen habe, über die Homepage machen. Und es soll auch zukünftig möglich sein, dass ich die Funktionen der ID Austria auch nutzen kann ohne ein Smartphone. Näheres ist da aber noch nicht bekannt geworden.

Iris Vonderhaid

Gibt es da Phasen in dieser Umstellung oder warum wird denn die Umstellung überhaupt gemacht? Gibt es da irgendeinen Hintergrund? Weil normalerweise wird man sich ja quasi so eine doch massive IT-technische Umstellung gar nicht antun. Weißt du da was dazu?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Genau, es läuft derzeit noch die Pilotphase dieser gesamten ID Austria. Man hat sich da registrieren können für diese ID Austria. Pilotphase, also als ich selbst meinen Reisepass erneuert habe, habe ich mich dann gleich auch für die, das war letztes Jahr im im Sommer, habe ich mich gleich auch für diese Pilotphase angemeldet, dass ich sofort die App Digitales Amt mit der ID Austria hab und jetzt habe ich sofort meine Handy-Signatur eben auf die ID Austria mit Basisfunktion umstellen können. Diese Pilotphase soll noch bis Sommer 2022 dauern und dann wird sukzessive auf die ID Austria umgestellt. Also die Funktionen der Handy-Signatur und Bürgerkarte werden sukzessive eingestellt und alles auf die ID Austria übertragen. Wie das jetzt genau in den Schritten abläuft, ist uns noch, also ist noch nicht bekannt.

Iris Vonderhaid

Es, ich glaub, ist doch nicht veröffentlicht worden. Also ich hab auch ein bisschen recherchiert und hätte da auch nichts dazu gefunden im Moment. Und du hast gesagt, Sommer 2022 ist da so diese Umstellung und gibt es da ein bestimmtes Datum, sage ich jetzt mal, wo man sagt, O. K., ab 31.7. oder sonstiges wird diese Umstellung sein oder funktioniert das laufend?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Soweit ersichtlich, gibt es kein ein Datum, bitte bis dann und dann ist die Umstellung durchzuführen, soweit ich das jetzt gesehen habe. Aber wichtig ist auch und das ist auch ein Tipp meinerseits auch an alle Bieter, Stellen Sie jetzt schon frühzeitig von der Handy-Signatur auf die ID Austria um. Weil man weiß jetzt nicht, wann das jetzt plötzlich wirklich die Handy-Signatur-Funktionen eingestellt werden. Ich glaub, das wird ein schleichender Prozess sein. Aber um schon vorbereitet zu sein, macht es sicher Sinn, so jetzt schon den die Umstellung durchzuführen. Das sind ein paar Klicks im Internet. Ihr veröffentlicht dann auch die Links.

Iris Vonderhaid

Genau, wir veröffentlichen die Links auch. Es gibt ein Blog Beitrag, wo wir das dann auch hineinschreiben werden, wie das genau funktioniert, nachdem du es jetzt selber schon hast. Du hast keine Einschränkungen bemerkt, oder?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Na, ich hab, ich hab überhaupt keine Einschränkungen bemerkt. Das Einzige, was mir jetzt widerfahren ist, mein Zertifikat ist abgelaufen, weil die Zertifikate sind nur 5 Jahre gültig. Man muss das halt immer wieder erneuern. Das gilt auch jetzt bei der ID Austria. Ich muss das jetzt beim Zertifikat einfach erneuern und dann kann ich wieder wild meine E-Signaturen verteilen.

Iris Vonderhaid

Und du hast gesagt, abgelaufen, hast du das selber festgestellt oder wo hast du nur das gesehen, dass die abgelaufen ist, kann ich das irgendwo nachschauen?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Ich muss ehrlicherweise sagen, ich wollte ein PDF signieren und hab das über die A. Trust Seite gemacht und dann war mein Zertifikat, ist ist einfach gestanden, es ist abgelaufen. Das wäre ja, es wäre sicher sinnvoll, wenn man das irgendwo hinterlegt sieht, quasi Achtung, dann und dann läuft mein Zertifikat aus.

Iris Vonderhaid

Das wäre natürlich besonders blöd, wenn man gerade mitten im Abgabeprozess ist.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Genau, das sollte einem Bieter nicht passieren, dass man feststellt, ich habe jetzt Angebote, Teilnahmeanträge zu signieren. Es ist fünf vor zwölf die Angebotsfrist endet um 12:00 Uhr und ich komme drauf, mein Zertifikat ist abgelaufen. Deshalb wichtig: frühzeitig umstellen, jetzt auf die ID Austria beziehungsweise checken, ist meine Handy-Signatur noch gültig und kann ich noch weiter signieren?

Iris Vonderhaid

Es ist ja eben auch angedacht, dass Signaturen noch automatisch verlängert werden, also umgestellt werden auf die ID Austria. Das heißt, wenn ich da jetzt vielleicht nicht so affin bin, IT-affin und das selber nicht machen möchte, gibt es da wo eine Stelle, wo ich hingehen kann, die das dann für mich macht.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Grundsätzlich, wenn man jetzt das nicht über die App also über den Link und über die über diese Österreich G.V. Punkt A.T. machen will, dann gibt es auch Registrierungsbehörden, wo man sich da sicher an diese wenden kann. Das sind zum Beispiel die Landespolizeidirektionen, Bezirkshauptmannschaften und die können das dann direkt vor Ort umstellen. Wie gesagt, ich habe das selber bei meiner Reisepass-Neuausstellung gemacht, und die beim Passamt haben mir das sofort umgestellt.

Iris Vonderhaid

Mhm. Und wir haben jetzt sehr viel gesprochen über die persönliche Unterschrift, also die elektronische qualifizierte Signatur. Es gibt ja auch die elektronische Signatur für Unternehmen, das elektronische Siegel. Betrifft das diese Umstellung auch die Unternehmenssiegel?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Nein, die Umstellung Handy-Signatur auf ID Austria betrifft wirklich nur die qualifizierte elektronische Signatur. Also die Signatur, die auch die handschriftliche Unterschrift ersetzt, die elektronischen Siegel von Unternehmen, die sind nach wie vor ja möglich und können auch bei Vergabeverfahren verwendet werden. Weil bei Vergabeverfahren ist es ja so, dass Teilnahmeanträge, Angebote oder Wettbewerbsarbeiten entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einem qualifiziert elektronischen Siegel oder einer Amtssignatur versehen sein müssen. Beziehungsweise hat die Übermittlung dieser Unterlagen so zu erfolgen und jetzt muss ich das kurz nachlesen, weil das ein bisschen komplizierter ist. Die Übermittlung dieser Unterlagen hat nämlich so zu erfolgen, dass die Vollständigkeit, Echtheit und Unverfälschtheit der Datensätze mit mit einer Qualität gewährleistet ist, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur vergleichbar ist. Klingt jetzt sehr kompliziert, aber. In den meisten Ausschreibungsunterlagen steht drinnen: 'Ja, verwenden Sie bitte qualifizierte elektronische Signatur, elektronisches Siegel oder Amtssignatur.' Amtssignatur ist natürlich nur für Behörden relevant.

Iris Vonderhaid

Und du hast es schon angesprochen, die Umstellung ist gekoppelt an erweiterte Funktionen. Da ist immer wieder die eIDAS im Gespräch oder die Richtlinie eIDAS. Was ist da genau drinnen oder was besagt die genau?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Das ist eine Verordnung, eine Verordnung der Europäischen Kommission, die einfach regelt, wie haben qualifizierte elektronische Signaturen zu erfolgen beziehungsweise welche welche Qualität muss eine eine elektronische Signatur haben, um als qualifizierte elektronische Signatur zu gelten? Es ist zum Beispiel, dass es von einem sicheren Vertrauensdiensteanbieter kommt.

Iris Vonderhaid

Wir haben jetzt sehr viel gesprochen darüber, was die elektronische qualifizierte Signatur ist und wie sie mit der ID Austria zusammenhängt. Was bedeutet denn das jetzt für mich als Auftraggeber? Gibt es da etwas, das ich tun kann, worauf ich achten kann, wenn ich jetzt in dieser Umstellungsphase eine Vergabe durchführe?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Also, als öffentlicher Auftraggeber gibt man immer in den Ausschreibungsunterlagen oft Hinweise darauf an, wie die elektronische Signatur zu erfolgen hat und man verweist oder wir haben das auch oft gemacht. Wir haben da auf die Handy-Signatur beziehungsweise auf die Bürgerkarte Funktion verwiesen. Jetzt mit dieser Umstellung auf die ID Austria ist mein Tipp an die Auftraggeber: Bitte passen Sie diese Hinweise ab Sommer 2022 an und verweisen Sie jetzt in Ihren Ausschreibungsunterlagen auf die ID Austria. Sie Sie können so den Bietern ganz klar darlegen, wie diese Umstellung zu erfolgen hat und welche Funktionen die Bieter jetzt mit der ID Austria auch haben beziehungsweise dass die Bieter jetzt mit der ID Austria elektronisch signieren können und die Umstellung vornehmen können.

Iris Vonderhaid

Mhm, es gibt ja auch oft die Möglichkeit, die Signatur aussetzen zu lassen in einem Verfahren. In welchen Verfahren funktioniert das denn? Wäre das eine Möglichkeit, dass man das für diese Umstellungsphase nützt?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Also, grundsätzlich ist ist es gesetzlich vorgesehen, dass Angebote und Teilnahmeanträge eben mit dieser elektronischen qualifizierten Signatur zu versehen sind. In Phasen, also vor allem im im Direktvergabebereich, bestehen da Erleichterungen, dass man diese normale handschriftliche Unterschrift ausreicht, aber grundsätzlich um auch die die Transparenz in einem Vergabeverfahren die ich auch bei einer Direktvergabe habe, sicherzustellen, empfiehlt es sich sicher auch in diesem Verfahren, die qualifizierte elektronische Signatur zu verlangen.

Iris Vonderhaid

Wir sind da ja jetzt sehr stark im österreichischen Vergabereich. Wie ist denn das in anderen Ländern, funktionieren die auch mit elektronisch qualifizierter Signatur? Gibt es da andere Signaturarten?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

In anderen Ländern, soweit ich das jetzt gesehen habe, vor allem in Deutschland, die lassen auch elektronische Signaturen mit geringeren Sicherheitsstufen zu. In Deutschland ist zum Beispiel auch die fortgeschrittene elektronische Signatur zulässig. Das birgt immer auch ein bisschen Probleme, wenn sich deutsche Unternehmen in österreichischen Vergabeverfahren beteiligen, weil die glauben, OK, ihre fortgeschrittene elektronische Signatur ist auch in Österreich Bei den Vergabeverfahren gültig. Wir brauchen in Österreich aber eine qualifizierte elektronische Signatur und deshalb sollte man, wenn man jetzt als Auftraggeber weiß, OK, mein Bieterkreis ist sehr international. Es kommt, kann das sein, dass aus aus anderen EU Staaten. Anbieter am Vergabeverfahren teilnehmen, sollte man dann in den Ausschreibungsunterlagen einen klaren Hinweis darauf machen. Bitte achten Sie darauf, dass die elektronische Signatur in Ihrem Heimatstaat dem der österreichischen Signatur entspricht.

Iris Vonderhaid

Das klingt aktuell danach, als bräuchten Sie für die Umstellung ein richtig eigenes Kapitel in den Ausschreibungsunterlagen.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Nein, das das lässt, das lässt sich, das lässt sich ganz kurz und knackig darstellen und es genügt eigentlich der Hinweis auf die ID Austria und das schon. Man soll den Bietern dann schon klarmachen, dass die ID Austria jetzt eben, wie gesagt, die Nachfolgefunktion der Handy-Signatur ist und sich eigentlich nichts ändert. Das ist, find ich, eine der wichtigsten der Kernaussagen, dass die Handy-Signatur und beziehungsweise die ID Austria jetzt nichts völlig anderes ist.

Iris Vonderhaid

Mhm, in in in Deutschland dauert es recht lang, bis man eine qualifizierte elektronische Signatur erhält. Was gibt es da für Wege, wenn man das jetzt kurzfristig nicht schafft?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Genau, da gibt es die Möglichkeit. Einerseits gibt es in Österreich viele Anbieter, die per, wenn man, wenn man sich eine Vollmacht ausstellen lässt, die elektronische qualifizierte elektronische Signatur für den Bieter übernehmen und das ist halt so, die quasi auch eine, wenn man nicht selber sicher qualifizierte elektronische Signatur als ausländischer Bieter anlegen möchte, dann ist das eine super Möglichkeit, um, wenn man jetzt nur einmal ein ein ein Angebot jetzt in Österreich legt, dann bedient man sich eines solchen Unternehmens, die die elektronische Signatur für einen übernehmen. Es braucht halt dazu eine Vollmacht. Diese Vollmacht muss natürlich von den vertretungsbefugten Personen des Bieters unterfertigt sein und genau dass dieses Unternehmen für einen signieren darf.

Iris Vonderhaid

Das bedeutet zum Beispiel, ich habe ein Unternehmen in Deutschland und habe ein Partnerunternehmen in Österreich und dann muss ich quasi dem Partnerunternehmen in Österreich diese Vollmacht erteilen.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Genau, damit diese dieses Unternehmen dann die elektronische Signatur für den Bieter abgeben darf.

Iris Vonderhaid

Und wenn ich jetzt kein Partnerunternehmen habe, Kann ich dann eine Rechtsanwaltskanzlei damit beauftragen? Macht das dann jede Rechtsanwaltskanzlei oder gibt es da spezielle Dienste, sage ich jetzt mal.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Ob das jetzt Rechtsanwaltskanzleien anbieten, kann ich jetzt nicht sagen. Also es, wie gesagt, es gibt Unternehmen, die das sehr wohl anbieten. Bei Rechtsanwaltskanzleien hätte ich das jetzt noch nicht gesehen. Wobei man, wenn man den Rechtsanwalt bevollmächtigt, der einen österreichischen Rechtsanwalt bevollmächtigt, der die elektronische Signatur für einen übernimmt, dann ist es zulässig.

Iris Vonderhaid

Und ja, also in diesem Sinne, die Rechtsanwaltskanzlei.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Ist genau die Rechtsanwaltskanzlei, vielleicht ein ein neues Betätigungsfeld, vielleicht vor allem jetzt in der Umstellung?

Iris Vonderhaid

Es gibt ja auch immer wieder Probleme mit ausländischen Signaturen. Wir haben das gesehen bei der ÖBB und der Schweiz, da ging es darum, dass die ÖBB eine Ausschreibung hatte, Kannst du uns das näher erklären, was da richtig passiert ist und was da so die Falle der qualifizierten elektronischen Signatur war?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Also in dem konkreten ÖBB-Fall führte die Auftraggeberin ein zweistufiges Vergabeverfahren zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Konstruktion und Herstellung von Doppelstockzügen durch, und in den Ausschreibungsunterlagen haben sie dann festgelegt, und da würde ich gern den Ausschreibungstext kurz zitieren, dass 'Für die elektronische Abgabe ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie über eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne der Verordnung Nummer 910/2014, also der eIDAS-Verordnung, verfügen. So, die Auftraggeberin führte dann Die Angebotsprüfung durch und beabsichtigte, den Zuschlag dann einem Schweizer Unternehmen zu erteilen. Und das Letztangebot dieses Schweizer Unternehmens hatte eine E-Signatur drauf und dann ein Mitbewerber hat dann die Zuschlagsentscheidung der Auftraggeberin angefochten und hat aber gar nicht auf die ist da gar nicht auf die elektronische Signatur eingegangen, sondern das hat das Gericht selbstständig aufgegriffen. und das Gericht ist dann zu der Ansicht gekommen, dass nach der Aktenlage ist ersichtlich, dass die Zuschlagsempfängerin, also das Schweizer Unternehmen, nicht eine qualifizierte elektronische Signatur hatte, die dieser Verordnung entsprach. Sie hatte eine qualifizierte elektronische Signatur nach den Schweizer Vorgaben, aber nicht nach den europäischen Vorgaben und auch aus den Ausschreibungsunterlagen. konnte man nicht, konnte man auch keinen anderen Erklärungswert ableiten, dass diese Signatur aus der Schweiz auch zulässig sei. Und deswegen kam das Gericht zum Entschluss: Nein, diese E-Signatur aus der Schweiz entspricht nicht den europäischen Vorgaben und die der die Auftraggeberin durfte somit hätte somit nicht die den Zuschlag auf dieses Angebot erteilen dürfen, weil das nicht rechtsgültig unterfertigt wurde.

Iris Vonderhaid

Wer prüft diese Signaturen oder wie kann ich zum Beispiel als Auftraggeber persönlich jetzt herausfinden, ob diese Schweizer Signatur demselben Standard entspricht?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Also wir, wenn wir Signaturen haben, einerseits ist es über die Ausschreibungsplattformen, sieht man das, ob die die E-Signatur gültig ist oder nicht. Oder wenn ich das selber überprüfen möchte, kann ich, wenn zum Beispiel PDFs oder so unter unterfertigt sind, kann ich mit der Signatur der Siegelprüfung bei A-Trust, kann ich diese Signaturen überprüfen und sehe, liegt eine sichere Verkettung der Datensätze vor oder nicht?

Iris Vonderhaid

Das heißt, speziell als Auftraggeber, wenn ich viele ausländische Bieter hat, wird es Sinn machen, hier eben die Seite von A-Trust zu besuchen und wirklich jedes Angebot dann auch noch zu prüfen, außer ich bin mir sicher, dass es den europäischen Standards ohnehin entspricht.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Genau, wenn ich mir unsicher bin, bei einer bei einer Unterschrift, ob die jetzt wirklich den diesen Standards, diesen vorgegebenen Standards entspricht, dann sollte ich diese Signaturprüfung durchführen.

Iris Vonderhaid

Diese falsche, sag ich, nenn ich das jetzt mal Signatur bei der ÖBB, was hat denn das jetzt für Auswirkungen für den Auftraggeber?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Im konkreten Fall hat die Auftraggeberin eine klare Festlegung getroffen, Wie die elektronische Abgabe zu erfolgen hat und verlangte ausdrücklich diese qualifizierte elektronische Signatur nach dieser europäischen Verordnung. Damit hat die Auftraggeberin aber einen strengeren Maßstab festgelegt als sonst an die elektronische Abgabe gelten, also nach den nach den Vorgaben des Bundesvergabegesetzes, weil das Bundesvergabegesetz sieht einfach nur vor. dass man entweder qualifizierte elektronische Signatur, elektronisches Siegel oder dass die Übermittlung dieser Unterlagen so zu erfolgen hat, dass die Vollständigkeit, Echtheit und Unverfälschtheit sichergestellt ist und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur vergleichbar ist. Also, die öffentliche Auftraggeberin hätte in dem Fall auch weniger strengere Anforderungen festlegen können, dass zum Beispiel auch elektronische Siegel et cetera zulässig sind. Also, Mein Tipp an die Auftraggeberinnen in diesem Fall ist: Prüfen Sie Ihre bestehenden Ausschreibungsunterlagen. Was verlangen Sie genau bei der qualifizierten elektronischen Signatur? Wichtig ist vor allem, wenn wie im Ausgangsfall die qualifizierte elektronische Signatur dieser Verordnung entsprechen muss. kann es eben zu zu Problemen mit den mit Unternehmen aus Drittstaaten kommen kommen, deshalb empfehlen wir von solchen Festlegungen abzusehen und dann wäre auch eine qualifizierte elektronische Signatur nach den Schweizer Vorgaben zulässig.

Iris Vonderhaid

Und wenn ich jetzt, sage ich mal, diese strengen Richtlinien verwenden möchte, dann macht es wahrscheinlich Sinn, die Seiten, in der ich das prüfen kann, hinzuzufügen, ne Ausschreibungsunterlagen, oder?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Ja, auf alle Fälle, das macht Sinn, machen wir auch und schreiben auch rein, bitte überprüfen Sie Ihre elektronische Signatur und geben Ihnen dann noch auch zum Beispiel dieses Hinweisblatt bei der E-Vergabe. Kann man dann bitte überprüfen Sie Ihre E-Signatur unter dieser und und dieser Website und da können Sie Ihre Signatur oder Siegelprüfung durchführen.

Iris Vonderhaid

Viele Bieter, möglicherweise schlackern jetzt die Knie. Umstellung elektronische Signatur, wenn die jetzt nicht passt, was mache ich dann? Jetzt noch mal konkret auf die Bieter bezogen, wenn Sie aus dem Ausland kommen, ändert sich etwas für Sie? Ich hätte jetzt verstanden, nein.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Nein, also für Bieter ändert sich grundsätzlich auch mit der Umstellung von der Handy-Signatur auf die ID Austria. Nichts Wichtigeres für die Bieter ist immer: Lesen Sie die Ausschreibungsunterlagen genau und prüfen Sie rechtzeitig, ob Sie eine qualifizierte elektronische Signatur in Österreich haben und da eben ist die Signatur und Siegelprüfung wirklich ein hilfreicher Tipp. Ich glaube, ihr könnt es auch dann noch verlinken und so ist man dann wirklich auf der sicheren Seite und man sollte vielleicht das Angebot nicht fünf vor zwölf abgeben.

Iris Vonderhaid

Das sowieso, das könnte ich unterschreiben. Da gibt es sehr, sehr viele Rückmeldungen, die dann leider auch schiefgehen, weil einfach so schnell die qualifizierte elektronische Signatur dann nicht zur Hand ist, zum Beispiel. Und das ist natürlich sehr schade, weil man dadurch auch mögliche Aufträge verliert und das wollen wir ja nicht und deswegen unterhalten wir uns ja auch gerade, damit das eben nicht passieren kann. Gibt es irgendwelche Ausnahmen, wenn wir jetzt gleich dabei sind, bei der die qualifizierte elektronische Signatur nicht gültig wäre als natürliche Person?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Wenn das Zertifikat zum Beispiel so wie bei mir jetzt abgelaufen ist, kann ich nicht einmal eine qualifizierte elektronische Signatur setzen. Also mir fällt jetzt kein Fall ein, wo, wenn die Zertifikate richtig hinterlegt sind, ich das korrekt mache über die jetzt Handy-Signatur oder ID Austria, dass eine elektronische Signatur als natürliche Person nicht gültig ist. Wobei man muss schon, vielleicht hast du den Fall vor den Augen, wenn ein Unternehmer ein Angebot unterfertigt und das und Angebot nicht von einer vertretungsbefugten Person unterfertigt ist.

Iris Vonderhaid

Ja, das hatte ich auch im Kopf, unter anderem ja.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Genau, also hier muss müssen auch die Bieter immer darauf achtgeben, dass die Angebote und Teilnahmeanträge wirklich von den vertretungsbefugten Personen unterfertigt sind. Oft kommt es in Unternehmen auch vor, dass mehrere Personen vertretungsbefugt sind, dass nur der Geschäftsführer mit einem Prokuristen rechtsgültig unter- fertigen kann. Dann brauche ich zwei elektronische Signaturen, und wie ist das alles immer im Stress? Wie bekomme ich jetzt von den Geschäftsführerinnen oder und von den Prokuristinnen gleichzeitig jetzt meine meine E-Signatur her? Und das ist, das ist halt im Unternehmen auch immer organisatorischer Aufwand, aber dem kann man dadurch entgehen, dass man auch eine wieder eine Vollmacht ausstellt. Das heißt, dass die der der Geschäftsführer und der Prokurist einer Vollmacht an eine Person ausstellen, die dann befugt ist, die Angebote zu unterfertigen. Macht halt, macht Sinn. Wichtig ist immer, dass die Vollmacht gültig ist, noch vor Ende der Angebotsfrist erteilt wurde oder der Teilnahmeantragsfrist und dann ist man da auch auf der sicheren Seite.

Iris Vonderhaid

Das ist vor allem zu empfehlen, jetzt wo die Urlaubssaison naht.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Genau, in in den Fällen ist es ist es immer sehr, sehr hilfreich, weil wir bekommen auch immer wieder Anrufe. Ja, was soll man tun, der ist jetzt nicht da, der ist auf Urlaub, der ist auf Urlaub. Ja, also da macht es Sinn, sich eine Vollmacht, eine Vollmacht in der Schublade zu haben.

Iris Vonderhaid

Damit auch alle den Urlaub genießen können und wissen, es funktioniert trotzdem alles zu Hause. Wir haben jetzt sehr viel darüber gesprochen, wie das für Auftraggeber und Bieter ist mit der ID Austria. Kannst du das vielleicht noch mal in den nächsten Schritten zusammenfassen?

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Ja, sehr gerne. Die ID Austria ist die Nachfolgerin der Handy-Signatur und Teilnahmeanträge und Angebote können wie bisher ganz einfach mit der ID Austria unterfertigt sein. Mein Tipp an die Bieter: Stellen Sie jetzt schon frühzeitig von der Handy-Signatur auf die ID Austria um und mein Tipp an die Auftraggeber: Checken Sie noch einmal Ihre Ausschreibungsunterlagen, geben Sie Hinweise auf diese neue Umstellungsmöglichkeit der ID Austria und so sollten Sie dann auf der sicheren Seite sein.

Iris Vonderhaid

Ich habe mir auf jeden Fall sehr viel Klarheit jetzt mitgenommen und werde heute noch eine Umstellung vornehmen, damit mir das ja nicht passiert, wenn ich teste, dass die Signatur nicht mehr funktioniert. Und wir werden natürlich einen Blog schreiben und dort alle nötigen Links dazufügen, damit auch für alle Zuhörer und Zuhörerinnen klar ist, wo muss ich als nächstes hin, wie kann ich das am besten machen. Und dir, Sophie, sage ich vielen Dank fürs Kommen. Hat mich wirklich gefreut, dass du Zeit hattest heute und über das spannende Thema zu sprechen. Und ich hoffe, wir sehen uns vielleicht beim einen oder anderen Thema nochmal.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Vielen Dank für die Einladung. Hat wirklich sehr viel Spaß gemacht, sehr aufregend und ich hoffe, es ist ein bisschen Klarheit in den Datendschungel gekommen.

Iris Vonderhaid

Wir werden das mit Sicherheit bei den Rückmeldungen erkennen können. Danke schön.

Sophie-Anna Reiter-Werzin

Danke.

Iris Vonderhaid

Das war's heute von uns von Vergabe Insights. Bis zum nächsten Mal! Damit Ihnen kein wertvoller Insight entgeht, abonnieren Sie uns auf allen gängigen Plattformen oder besuchen Sie uns auf auftrag.at/podcast. Wir freuen uns natürlich auch über Ihre Zuschriften unter podcast@auftrag.at