#3 Doppelrolle Auftraggeber und Bieter – Ideal oder Alptraum?

Manuel Aghamanoukjan

Vergabe Insights, der Podcast von auftrag.at. Einblicke und Erfahrungen aus der Welt der öffentlichen Vergabe. Expertentalks rund um Ausschreibungen und Angebote. Mit unseren Insights schöpfen Sie aus dem Vollen. Hosted by Manuel Aghamanoukjan. Ober oder Unterschwellenbereich, Direktvergabe oder Verhandlungsverfahren, Bestpreis oder Bestbieterprinzip von der Freiwilligen Feuerwehr bis hin zum Bundeskanzleramt. Öffentliche Ausschreibungen und die daran beteiligten Auftraggeberinnen, Bieterinnen und beratende Dienstleisterinnen sehen sich tagtäglich Mit unterschiedlichen Variationen konfrontiert, doch dabei scheint es eine Konstante zu geben. In jedem öffentlichen Ausschreibungsverfahren gibt es immer Auftraggeberinnen auf der einen und Bieterinnen auf der anderen Seite. Aber sind diese Rollen wirklich immer eine Konstante? Nein, es gibt Organisationen, die immer in der Ausschreibungsbranche einmal im Team der Auftraggeber und dann im Team der Bieter spielen. Wie ist das möglich? Kommt es da zu Rollenkonflikten? Macht das das Agieren in Ausschreibungen leichter oder schwerer? Zu dem Thema habe ich mir für die heutige Folge Martin Mair als Gast in unser Podcaststudio im MedienQuartier St. Marx im dritten Wiener Gemeindebezirk eingeladen. Weit hat er es ja nicht, denn Martin Mair ist CIO der Wiener Zeitung Mediengruppe. Die Wiener Zeitung Mediengruppe ist, wie der Name unschwer verrät, nicht nur für die Herausgabe der ältesten Tageszeitung der Welt, nämlich der Wiener Zeitung, verantwortlich. Sie betreibt darüber hinaus noch weitere Medienmarken, produziert Inhalte für andere Medien Und ist für Entwicklung, Betrieb und Vermarktung aller digitalen Plattformen in der Wiener Zeitung Mediengruppe verantwortlich. Als CIO ist Martin Mair für die Strategie und Umsetzung aller digitalen Aktivitäten und Bereiche der Wiener Zeitung Mediengruppe verantwortlich. Bevor er diese Aufgabe übernommen hat, war er über 20 Jahre als CEO und CIO im Bereich innovativer Produktentwicklung, Business Planning und Transformation tätig und hat dabei auch mehrere Unternehmen am Markt etabliert. Er ist daneben auch Sachverständiger für IT-Projektmanagement, als Lektor an der FH und als Keynote Speaker tätig. Und bevor wir unser Gespräch beginnen, wie immer unser Compliance-Block. Als CIO der Wiener Zeitung Mediengruppe hat Martin Mair auch den auftrag.at- Bereich in seinem Portfolio und ist damit auch mein direkter Vorgesetzter. In dem Verhältnis sind wir auch per Du und das werden wir auch im Rahmen der heutigen Folge auch beibehalten. Lieber Martin, hallo, vielen Dank fürs Kommen und dass du dir Zeit genommen hast für unser heutiges Gespräch. Ich will auch dir die Möglichkeit geben, auch noch kurz unsere Hörerinnen des Podcasts zu begrüßen und auch gerne noch mal meine Vorstellung noch zu ergänzen, wenn ich was vergessen hab.

Martin Mair

Ein herzliches Hallo. Vielen Dank, Manuel, für die Einladung. Ja, also viel zu ergänzen gibt es eigentlich nicht mehr. Vielleicht interessant ist, du hast das schon ein bisschen erwähnt. Ich bin mittlerweile seit ein bisschen mehr als 3 Jahren bei der Wiener Zeitung Mediengruppe tätig und wie du richtig gesagt hast, unter anderem auch für den Bereich auftrag.at unsere Vergabeservices zuständig. Und ja, also du hast es in der Einleitung eigentlich sehr passend gesagt, es gibt tatsächlich auch Unternehmen oder Unternehmensgruppen, bei denen diese diese beiden Rollen, ja Auftraggeberinnen und Bieterinnen, tatsächlich zusammenwachsen und ja, wir als Wiener Zeitung Mediengruppe sind so ein Sonderfall, weil wir wahrscheinlich also den meisten auch bekannt ist, die Wiener Zeitung GmbH im 100% Besitz ist der Republik Österreich und insofern sind wir ausschreibungspflichtig. Das heißt, wenn wir Aufträge vergeben, dann müssen wir das über das Bundesvergabegesetz tun. Und auf der anderen Seite wickeln wir natürlich unterschiedliche Projekte und Leistungen für öffentliche Auftraggeber ab und müssen in dem Zuge natürlich als Bieterinnen auftreten.

Manuel Aghamanoukjan

Mhm, kannst du mal so vielleicht auch, damit unsere Hörerinnen was vorstellen können, was so für für welche Auftraggeber sozusagen da schon Ausschreibungen Die Wiener Zeitung als Bieter gemacht hat, sich beworben hat, kannst du so ein paar paar Beispiele geben.

Martin Mair

Ja, also da gibt es eigentlich die unterschiedlichsten Ausschreibungen. In den meisten Fällen sind das teilweise zum Beispiel Ministerien, Bundesministerien, EU-Kommission, EU-Vertretung in Österreich. Also das heißt, es gibt immer wieder über öffentliche Auftraggeber einfach Ausschreibungen, die unsere Kernkompetenzen treffen, unsere Kernkompetenzen ja irgendwo nachvollziehbar sind im Bereich. Leistungen Content, das heißt Erbringung von Contentleistungen und diesbezüglich, ja, bewerben wir uns natürlich und bieten wir auch bei solchen Ausschreibungen an. Da kommt man grundsätzlich auch immer wieder auch in eine Doppelrolle, weil als Bundesunternehmen ist bei uns bei der Wiener Zeitung GmbH grundsätzlich auch eine sogenannte Inhouse-Vergabe möglich. Das heißt, eine Vergabe ohne das übliche Ausschreibungsverfahren. Aber nachdem wir ja mehrere Unternehmen in konkret auch 2 Unternehmen sind, das heißt, wir haben die Wiener Zeitung GmbH als Muttergesellschaft und wir haben die Wiener Zeitung Digitale Publikationen GmbH als Tochtergesellschaft, treten wir tatsächlich jetzt eigentlich fast in 3 unterschiedlichen Rollen in so einem Vergabeverfahren auf, aber beispielsweise Contentleistungen für diverse Ministerien, wenn was ausgeschrieben ist, Betreuungen von Webseiten, Betreuung von Social Media, all diese Leistungen, da bieten wir als Bieter mit auch an.

Manuel Aghamanoukjan

Seid ihr normalerweise alleine als Bieter unterwegs oder tut es auch typischerweise in Bietergemeinschaften auftreten?

Martin Mair

Das ist ganz unterschiedlich. Also, was ich mich erinnern kann, so die letzten 3 Jahre, die ich mitbekommen hab, ist ist da. häufigste Fall eigentlich, dass wir im Bietergemeinschaften anbieten, weil das eher größere Ausschreibungen sind, die, wenn es zum Beispiel um um die Entwicklung einer neuen Plattform geht, dann gehen diese Ausschreibungen in mehreren Losen vom Hosting über die Entwicklung der Plattform bis zur technischen Weiterentwicklung bis hin zum Beispiel unseren Kernkompetenzen, nämlich der Erbringung und und Contentleistungen. Betreuung von Social-Media-Kanälen und so weiter. Also, das heißt, da nehmen wir uns dann ganz bewusst der Lose an, die unsere Kernkompetenzen betreffen, und bieten mit diversen Partnern gemeinsam in einer Bietergemeinschaft an.

Manuel Aghamanoukjan

Und ist das so deine bevorzugte Konstellation und gibt es da bestimmte Herausforderungen? Wäre es nicht irgendwie einfacher, alleine anzubieten? Was macht das besonders schwer?

Martin Mair

Also natürlich, da hast du vollkommen recht. Also, da kommen wir zu einem Thema, das glaube ich alle Die sich irgendwo mit öffentlichen Ausschreibungen beschäftigen, dass dass die alle irgendwo kratzt und juckt. Ja, im Endeffekt muss man sagen, grundsätzlich ist es sehr gut und sehr wichtig, dass es diese diese Art der Ausschreibung oder dieses Bundesvergabegesetz in dieser Form gibt. Ja, aber was schon klar ist, ja, Ausschreibungen und da sei es jetzt Teilnahme, also bieten oder selber ausschreiben, ist natürlich ein sehr aufwendiger Prozess insgesamt. Und wenn man da jetzt dran denkt, dass man dann noch innerhalb einer Bietergemeinschaft anbietet, das ist sehr gut, dass man das kann, weil da kommen praktisch die Stärken jedes einzelnen Partners zum Tragen und gemeinsam kann man dann eine wirklich sehr gute Leistung anbieten. Aber natürlich allein von den formalen und formellen Abläufen bei so einem Bietervorgangsprozess ist das natürlich dann von der Abstimmung her also unendlich viel Aufwand, weil das muss ja alles aufeinander abgestimmt sein. Ja, und damit wird das natürlich schon um einiges aufwendiger.

Manuel Aghamanoukjan

Ja, gibt es irgendwie bestimmte Favoriten, mit denen ihr zusammenarbeitet, oder habt ihr einen bestimmten Auswahlprozess, wie ihr sozusagen potenzielle Mitglieder in der Bietergemeinschaft auswählt, mit der ihr dann in der Ausschreibung geht?

Martin Mair

Ich sag mal, der häufigste Fall oder der Fall, der sich halt anbietet, ist, dass wir mit Unternehmen in einer Bietergemeinschaft arbeiten, mit denen wir sonst auch arbeiten. Das heißt, mit denen wir bereits ein bestehendes Lieferanten Verhältnis oder Partnerschaftsverhältnis haben und also beispielsweise kann ich jetzt nur sagen, die letzten Ausschreibungen, da war immer zum Beispiel auch ein Teil dabei mit Hosting. Ja, und nachdem wir selber das Hosting beispielsweise bei der APA IT machen, bietet sich das natürlich an, dass wir die APA da als Bietergemeinschaft in die Bietergemeinschaft mit an Bord holen und mit denen Wo wir uns auch sicher sein können, dass die gute Leistungen bieten, einfach dann gemeinsam anbieten, weil was man schon sagen muss, ist, wenn ich mir da irgendjemanden an Bord hol und das ist uns tatsächlich natürlich auch schon mal passiert, wenn es Ausschreibungen sind, wo du in in einzelnen Losen ganz speziell Leistungen benötigst und brauchst, die weder einer deiner Partner oder du selbst anbieten kannst, dann dann musst du dich auf die Suche begeben. Das ist zum einen schwierig, weil Gerade im IT Bereich ist der Markt von Anbietern einfach riesig und du kannst schwer abschätzen, wie die Qualität der Arbeit des jeweiligen Partners ist, wenn du ihn überhaupt nicht vorher kennst. Und da muss man auch sagen, da sind wir schon ein, zweimal durchaus auch eingefahren, weil sich dann halt herausgestellt hat, dass die Kompetenzen des Partners vielleicht schon vorhanden sind, aber dass einfach die Zusammenarbeit und die Abstimmung sehr mühsam ist und es hat sich dann eigentlich auch bewahrheitet, weil wir haben dann meistens bei solchen Fällen auch den Zuschlag nicht bekommen.

Manuel Aghamanoukjan

Ja, wenn wir mal so den Wechsel jetzt von der Bieterrolle zur Auftraggeber:innenrolle gehen, also wenn jetzt die Wiener Zeitung Leistungen beschaffen möchte, das hast du, glaube ich, vorher erwähnt, unterliegt sie dem Bundesvergabegesetz. Auch wiederum die Frage: Was für Leistungen vergibt die Wiener Zeitung typischerweise als Auftraggeberin und welche Arten von Vergabeverfahren wendet ihr normalerweise an? Was für Vergabeverfahren wendet die Wiener Zeitung normalerweise an?

Martin Mair

Ja, also das, da muss man einfach sagen, das ist wirklich sehr, sehr unterschiedlich. Sprich, wir haben in der Vergangenheit, wie gesagt, in den letzten 3 Jahren ganz unterschiedliche Leistungen ausgeschrieben. Das geht über Grafikleistungen bis hin zu Entwicklungsleistungen. Wir haben zwar in der Unternehmensgruppe beziehungsweise in der Mediengruppe selbst eine Inhouse IT. Operations und Development, aber man kann einfach dann sozusagen spitzen und wenn man dann beispielsweise für bestimmte Projekte halt ganz konkret für eine Zeit lang auch mehr an an Ressourcen braucht, dann musst du das heutzutage gerade im IT-Bereich vor allem über eine Vergabe oder für über ein Outsourcing lösen und da sind wir sozusagen einfach halt auch dazu angehalten oder nicht angehalten, aber da müssen wir in diesem Sinne halt auch diese Leistungen per einer Vergabe ausschreiben und welches Art, welche Art von Vergabeverfahren das dann im Endeffekt ist, entscheidet zum einen mal die Markterkundung davor. Das heißt, wir müssen einmal ein Gefühl kriegen, was wir an Leistung benötigen, in welchem Budgetbereich, Kostenbereich bewegt sich das denn eigentlich, und wenn es im unteren Bereich sich bewegt, dann machen wir das über eine Direktvergabe, eh klar. Aber wir trachten halt da auch schon sehr stark danach, dass wir auch wirklich alles, was wir da vergeben, auch wenn es wirklich kleine Bereiche sind, ganz kleine Beträge sind, dass wir das natürlich vergaberechtlich korrekt, das Bundesunternehmen abwickeln und das erhöht natürlich trotzdem auch den Aufwand, muss man sagen. Das heißt, wenn wir an einem Tag drauf kommen, hey, Das Projekt, das würden wir gern in 2 Wochen starten. Ja, dann wird das in dem Fall, wenn wir keine Ressourcen haben, so nicht funktionieren, weil es halt auch bei einer Direktvergabe muss ich irgendwo gewisse Zeiträume einhalten beziehungsweise auch den potenziellen Bietern und Bieterinnen die Möglichkeit geben, dass die selber mal sich da bisschen damit beschäftigen und dann halt ein ein professionelles Angebot auch abgeben. Das heißt, das Verzögert natürlich ein bisschen. Das macht ein bisschen auch im im Alltagsgeschäft schwerfälliger, aber das sichert zumindest, dass wir erstens mal vergaberechtlich korrekt vorgehen und auf der anderen Seite natürlich dann auch das Spektrum weit aufmachen und unterschiedlichen Bieterinnen und Bietern die Möglichkeit geben, dass sie für uns arbeiten.

Manuel Aghamanoukjan

Ja, weil du sagst, vergaberechtlich korrekt: Nehmt ihr in der Rolle als Auftraggeberin auch Beratung oder Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen in Anspruch und wenn ja, welche? Welche?

Martin Mair

Ja, also auf jeden Fall. Im Endeffekt, du, du musst halt als Bundesunternehmen natürlich, haben wir auch den Anspruch, dass wir alles korrekt abwickeln. Das heißt, ich kann jetzt mittlerweile sagen, dass ich wahrscheinlich auch davor, vor meiner Zeit bei der Wiener Zeitung Mediengruppe Hab ich mich sehr stark mit den rechtlichen Komponenten von Unternehmen beschäftigt. Das heißt, ich trau mir zwar schon ein gewisses Maß an Einschätzung und rechtliches Verständnis zu, um gewisse Situationen und Rahmenbedingungen so abzuschätzen, dass ich das richtige Vergabeverfahren wähle und die richtigen Vorgehensweisen und die richtigen Ausschreibungstexte erstelle, Texte erstelle. Aber es ist halt dann schon wichtig, dass du dich auch wirklich absicherst. Das heißt, wir haben da zum einen eine eigene Juristin, Vergabejuristin, auch inhouse und wir bedienen uns natürlich auch extern einer Rechtsanwaltskanzlei, um halt zumindest einmal das alles, was jetzt dann wirklich in Stein gemeißelt ist, das heißt Teilnahmeunterlagen, Ausschreibungsunterlagen und so weiter, wirklich auch abzuchecken, ob das auch korrekt erstellt ist und wir das auch so rausgeben können.

Manuel Aghamanoukjan

Mhm, und wenn jetzt, wenn wir den Rollen wieder, also die Frage, selbe Frage, wieder andere Rolle, also in der Rolle, wenn es die Wiener Zeitung Mediengruppe bei einer öffentlichen Ausschreibung mitbietet, Nimmt sie sich da auch irgendeine Beratung, eine oder macht sie das komplett alles alleine?

Martin Mair

Also, das vom Erstellen unserer Unterlagen her versuchen wir das eigentlich intern einmal auch abzuwickeln. Ja, dadurch, dass wir eben, wie gesagt, auch eine Juristin inhouse haben, haben wir da eigentlich ganz gute Unterstützung. im Endeffekt würde ich mal meinen, läuft so ein ein ein Prozess, wenn wir als Bieterin auftreten, eh so wie es wahrscheinlich in vielen anderen Unternehmen abläuft. Ja, du weißt, da kommt irgendwo eine Deadline, ja, und du weißt, wir müssen da Gas geben und eigentlich ist jeder mit was anderem beschäftigt und wir haben natürlich auch nicht die Größe als Wiener Zeitung Mediengruppe, dass wir sagen, wir haben da eine eigene Abteilung, die sich nur mit Ausschreibungen beschäftigt, sondern Da muss sich dann einfach irgendwer damit beschäftigen. So, und der, der halt grad irgendwo sich nicht am meisten geduckt hat oder vielleicht noch was dazu sagt, der wird es dann übertrieben gesagt. Ja, also es sind natürlich schon dann immer irgendwo Leute, die natürlich genau mit dem auch zu tun haben, ist schon klar. Aber de facto ist so eine, so eine Ausschreibung, wenn wir als Bieterin auftreten, halt immer eine eine Zusatzarbeit. Die nebenbei gemacht wird, wo mehrere Leute sich damit beschäftigen, wo du am Ende dann, wenn das irgendjemand projekttechnisch abwickelt, dann irgendwo brauchst du dann das Okay von irgendeinem aus der Geschäftsleitung. Final brauchst du das Okay natürlich des Geschäftsführers, weil nur er ist sozusagen nach außen vertretungsbefugt und so weiter. Und das geht dann hin bis zu dem Thema, das, glaub ich, alle, die an Ausschreibungen teilnehmen, auch kennen mit der richtigen Signatur und funktioniert das alles und Uploaden und so weiter und so fort. Also, ich glaub, als Bieterin stoßen wir genau auf dieselben Themen, die auf die auch andere stoßen, was ein bisschen absurd klingt, weil wir sind Betreiber einer Vergabeplattform, wir bieten diese Dinge an, wir, wir entwickeln diese Dinge. Aber dazu muss man natürlich auch sagen, dass wir nicht immer nur an Ausschreibungen teilnehmen, die über unsere Plattform abgewickelt werden. Und auch da hätten wir natürlich keinen Vorteil. Aber da würden wir die Plattform zumindest kennen, sondern natürlich werden diese Ausschreibungen über diverse Plattformen abgewickelt. Und du musst dich praktisch bei jeder Plattform, bei jedem neuen Tool, musst du zuerst einmal schauen und wie geht das jetzt und was tragst du dort ein und brauch ich auch nicht sagen. Und dann, dann gibt es natürlich teilweise irgendwelche selbstgestrickten Tools. Da gibst du mal alle Daten ein und dann klickst du irgendwo drauf und alles ist wieder weg. Ja, also man lernt dann natürlich, ja, dass man. natürlich die Texte nicht initial in irgendwelche Online-Formulare eingibt, sondern dass man das halt irgendwo in einem ja ausgeklügelten Prozess, der sich halt über die Jahre entwickelt hat, dann abwickelt. Aber wir stoßen auf die genau selben Probleme wie alle anderen. Ja, das.

Manuel Aghamanoukjan

Führt mich gleich zur nächsten Frage, weil wir sagen, dass eben sehr viel von Aufwand auf Seite des als Bieter und als Bieterin gesprochen, wenn in einer Vergleich, also selben Art von Vergabeverfahren, du kannst es ja ganz gut vergleichen, ist es für den Bieter, Mehr Aufwand oder für einen Auftraggeber, mehr Aufwand, das ist immer die Diskussion.

Martin Mair

Also eine eine sehr interessante Frage. Ja, ich würde es mal so beschreiben, wenn wir als Auftraggeberin auftreten, dann liegt wahrscheinlich die Arbeit mehr bei mir und unseren externen Rechtsanwälten. Weil da geht es also, ich glaub, das brauch ich niemanden erzählen, der diesen Podcast hört. Also da geht es In Teilnahmeunterlagen und Ausschreibungsunterlagen halt nur zu einem Teil, um jetzt die inhaltlichen Dinge und die Anforderungen. Da geht es halt zu einem großen Teil um das Formale, wie wird der Ausschreibungsprozess gestaltet und so weiter und so fort. Und das sind dann, muss man ehrlich sagen, bin dann eher ich beschäftigt, beziehungsweise halt auch unsere Rechtsanwälte. Das heißt, das macht mir sehr viel Arbeit und da bleibt Da gilt genau dasselbe. Das machen wir nehmen ein Tagesgeschäft, ja, weil wir kommen halt dann drauf. Okay, wir müssen dort und dort was ausschreiben. Abhängig von vom von der Ausschreibungsart ist es halt dann auch unterschiedlich aufwendig. Also, Direktvergabe geht wirklich einmal sehr schnell. Ja, das muss man schon sagen. Da glaube ich, dass die Direktvergabe auch als Auftraggeberin, also das ist ja mal schnell gemacht, ja. Da verwenden wir natürlich auch unser eigenes Tool und und da kann man jetzt, glaub ich, auch mit Stolz sagen, das ist einmal auch so weit, dass man sagen kann: 'Okay, gut, da kennen wir uns aus, wie wir das machen. Das funktioniert, das geht schnell und das ist recht schnell abgewickelt. Da ist sicher die Bieterinnenseite die aufwendigere, weil die müssen halt ein ordentliches Angebot erstellen. Die müssen die Nachweise erbringen, die Eignung nachweisen und so weiter.' Also da wahrscheinlich weniger Aufwand auf der Auf der Auftraggeberinnenseite, wenn ich es jetzt mit einem Verfahren im im Oberschwellenvergleich, wenn ich das hernehme und vergleiche mit unserer Rolle als Bieterin, ja, bei der Bieterin muss ich eher meine Teams beschäftigen, weil da geht es halt dann tatsächlich um die inhaltlichen Dinge, dass man gescheite Pläne macht, gescheite Konzepte macht, die Leistungen gescheit beschreibt, das Angebot auslotet, das ist ja vor allem Also auch wenn es ein bisschen in die IT reingeht und wir haben ja eben auch diese Inhouse IT, da brauche ich also auch niemanden erzählen. Also da ist die Range der Kosten und der Angebote von bis. Ja, das ist natürlich darin und darin begründet, dass IT Leistungen kann niemand schätzen. Ja, und da Schätzung ist ja sowieso mal immer Schätzung, aber hat sicher auch schon jeder erlebt, also erst unlängst bei einer Direktvergabe haben wir das wieder miterlebt, wo die Bandbreite für ein und dieselbe Leistung von 5.000, nein, von 10.000 Euro bis 60.000 Euro schwankt. Ja, und du dich einfach fragst, OK, also haben die unterschiedliche Anforderungen bekommen, haben sie nicht, weil das geht alles automatisiert über die Plattform standardisiert raus. Das heißt, die haben alle genau dieselben Anforderungen bekommen und bieten im Prinzip Also, da ist das Sechsfache an an an an Preisangebot zum günstigsten Angebot. Also, da brauchen wir nicht sagen, diese diese Schätzungen als Bieter, ja, das ist halt oft ein Schuss ins Blaue hinein. Ja, weil was schon aus meiner Sicht ein bisschen schwierig ist, du hast halt, wenn du als Bieterin auftrittst, hast du immer diesen Druck. Du willst ja eigentlich diese Ausschreibung gewinnen, das heißt, du willst einen Zuschlag bekommen. Das heißt, du hast immer im Hinterkopf, Das könnte jetzt zu teuer sein. Auf der anderen Seite ist unser absoluter Anspruch, dass wir Qualität bieten. Ja, sei das jetzt bei Contentleistungen oder bei IT-Leistungen oder Beratungsleistungen, was auch immer. Wir wollen 100% Qualität bieten und dann musst du aber im Hinterkopf haben: 'Okay, du weißt aus der Erfahrung, da gibt es auch Anbieter, die einfach mal reinschießen.' Ja, weil im Endeffekt, worum geht es denn? Es gibt viele Unternehmen, die sagen: 'Okay, da schieß ich jetzt einmal rein mit wirklich niedrigen Preisen und wenn ich da mal drinnen bin, dann bin ich dort.' So, und wie willst du da sozusagen dann mit einem qualitativ hochwertigen Angebot reingehen? Das heißt, das ist immer, ich glaub, die meisten Diskussionen sind bei uns immer über den Preis.

Manuel Aghamanoukjan

Ja, ja, also es ist weniger spannend. Man sieht auch, man hört auch jetzt mit dem, was du jetzt sagst, immer sehr stark immer die Erfahrung als Bieter und sehr stark die Erfahrung als Auftraggeber. Auftraggeberinnenseite. Wenn du jetzt zum Beispiel als Auftraggeber eine eine Ausschreibung jetzt vorbereitest, hast du da irgendwie so ein bisschen auch die Bieterrolle im Kopf? Bist du dann ein besonders strenger Auftraggeber oder drückst du die Augen zu, sagst du O. K., ich weiß ja, wie es den armen Bietern geht, weil ich selbstständig bin, wie, wie, wie, wie wirkt sich das aus in der Vorbereitung und Durchführung?

Martin Mair

Es wirkt sich insofern, glaub ich, aus, ich weiß gar nicht, ob das aus der Doppelrolle kommt, aber wahrscheinlich schon ein bisschen auch aus meiner Historie. Also ich war ja immer sozusagen Ich hab eigene Unternehmen aufgebaut, das waren aber kleine Unternehmen. Das heißt wirklich Kleinst und Kleinunternehmen und wir haben uns damals eigentlich immer darüber geärgert. Wir haben dann, ich weiß nicht, wir haben dann auch sozusagen irgendwelche Such-Abos genommen, unter anderem zum Beispiel damals auch bei auftrag.at T., also als ich noch nicht einmal an die Wiener Zeitung gedacht habe und wir haben dann immer diese Diese unglaublich umfangreichen Teilnahme und Ausschreibungsunterlagen durchgelesen, die teilweise, ich weiß nicht, bis zu 80 Seiten, 100 Seiten und dann sind wir auf der letzten Seite, sind wir dann auf die Eignungskriterien gestoßen und dort gestanden: Mindestanforderung 100 Mitarbeiter:innen. Wir sind dagestanden mit unseren 15 Mitarbeiter:innen und haben gesagt: „Okay, jetzt haben wir uns damit beschäftigt und das war umsonst.“ Das heißt, aus der Historie heraus Ist es ein bisschen mein Anspruch als Auftraggeberin, tatsächlich praktisch allen auch die Chance zu geben. Das heißt auch kleinen Unternehmen. Ich glaub, das ist auch im Sinne des Zeitgeistes. Man hat früher immer gesagt: 'Okay, und die großen Unternehmen, das sind die verlässlichen und professionellen und stabilen Unternehmen.' Also, das würde ich jetzt absolut verneinen. Ja, also das heißt jetzt nicht, dass es keine stabilen und verlässlichen großen Unternehmen gibt, natürlich, aber ich Ich würde jetzt nicht aufgrund der Größe oder aufgrund der der Lebenszeit eines Unternehmens darüber urteilen, ob die qualitativ hochwertige Arbeit bringen oder nicht. Also sprich, was ich versuche als Auftraggeberin zu realisieren, ist, dass man möglichst allen Unternehmen die Chance gibt, ein bisschen natürlich abhängig von von der jeweiligen Leistung. Also Wenn es irgendwelche ganz kritischen Leistungen sind, sei es jetzt irgendwo Unterstützung in Buchhaltungstechnisch, Personalverrechnungstechnisch, also dann müssen wir natürlich auch als Bundesunternehmen schauen, dass wir da bisschen zumindest sicherstellen können, dass dieses Unternehmen nicht in in in in 3 Monaten wieder wieder krachen geht, sondern da braucht man schon auch irgendwo diese gewisse Stabilität, die man den großen Unternehmen mehr nachsagt. Aber wenn es jetzt vor allem auch IT-Leistungen, Grafikleistungen, Marketingleistungen betrifft, also dann bin ich der Letzte, der da nicht irgendwo kleinen jungen Unternehmen die Chance gibt. Also, ich glaub, das ist gerade jetzt unglaublich wichtig und wahrscheinlich auch gerade für uns als Wiener Zeitung Mediengruppe besonders wichtig, weil wir ja jetzt seit 3 Jahren eigentlich versuchen und ich denke, wir schaffen das auch ganz gut, uns ein ein jüngeres, dynamischeres Image zu geben. Und da ist es einfach unser Anspruch, neben unseren unterschiedlichen Geschäftsbereichen einfach auch mit jungen, dynamischen Unternehmen zusammenzuarbeiten. Also insofern, ja, ein bisschen aus der Bieterrolle, aber auch ein bisschen aus der Vergangenheit.

Manuel Aghamanoukjan

Ja, das war schon so ein bisschen auch, ich hör jetzt ein bisschen einen Rat, den du einem Auftraggeber mitgibst, dass er auf auch auf kleine Unternehmen irgendwie zu setzen. Vielleicht erst zum Abschluss machen wir wieder kurz den Rollenwechsel, dass wir zum Abschluss auch noch Unternehmen raten. Also jemand, der jetzt als Bieter jetzt bei einer Ausschreibung teilnimmt. Soll man das machen und macht Sinn? Worauf soll man besonders schauen? Was würdest du so Groß oder Kleinunternehmen mitgeben?

Martin Mair

Man würde fast sagen, oder man könnte fast sagen, das ist so, so ein Credo eigentlich von mir. Also, ich erzähle ein Beispiel. Wir haben in den letzten Jahren tatsächlich auch einiges an IT-Leistungen ausgeschrieben, weil wir halt für bestimmte neue Projekte einfach zusätzlich Ressourcen in der Softwareentwicklung gebraucht haben. Und ich erinner mich an eine, ich glaub die vorletzte Ausschreibung, das war über Direktvergabe. Das heißt, ein eher relativ kleineres Projekt, überschaubares Projekt. Und wir haben, glaub ich, an 40 IT-Unternehmen ausgeschickt und haben 3 Angebote bekommen. Und da muss ich dann schon sagen, das entsetzt mich, weil, ja, jetzt kann man natürlich mutmaßen. Die eine Mutmaßung ist, den IT-Unternehmen geht es eh so gut, die brauchen keine Aufträge mehr. Auf der anderen Seite Weiß ich aus eigener Erfahrung. Also ja, also du kannst Aufträge schon immer noch irgendwie abwickeln und es ist natürlich einfach eine gute Möglichkeit, das Unternehmen wachsen zu lassen, den Umsatz relativ einfach zu steigern. Und ich glaub einfach und das war bei uns damals in in meinen kleinen Unternehmen ja auch im Kopf drinnen. Wir haben immer geglaubt, beziehungsweise wir haben natürlich auch das ein, zweimal versucht, muss man sagen. Und nachdem wir ein, zweimal gescheitert sind, war in unserem Kopf einfach drinnen: 'Okay, also als kleines Unternehmen brauchen wir das überhaupt nie wieder versuchen. Das zahlt sich überhaupt nicht aus. Die Geschäftsführer, wir beide, sind immer gesessen, haben uns selber um diese Ausschreibung gekümmert, haben das durchgelesen, haben die Unterlagen erstellt, haben professionell geschätzt, haben qualitative Leistung angeboten und dann sind wir rausgeflogen, weil die Konkurrenten also anscheinend ja um Welten günstiger angeboten haben als wir und wir gesagt haben, Okay, also wir haben jetzt, wir sind jetzt eh schon mit dem Preis runtergegangen, aber Tatsache ist, ich glaub, das hat sich in den letzten Jahren schon auch um einiges gewandelt. Das heißt, mein Rat für auch Kleinst und kleine und mittlere Unternehmen ist ganz vehement, macht, macht da mit. Ja, das sind wir, wir brauchen also Bundesunternehmen und und Bundesinstitutionen, Ministerien, also die öffentlichen Ausschreibungen brauchen kleine und Kleinstunternehmen, weil die bringen erstens mal neue Ideen rein, sind immer am Stand der Technik, sind flexibel, sind rasch und beißen sich da rein, sehen das auch als Chance. Wir brauchen genau solche Unternehmen und natürlich schlagen wir auch an kleine und junge Unternehmen zu. Also, das das wäre sozusagen für mich das Abschlusscredo.

Manuel Aghamanoukjan

Das ist schön. Ich wollte jetzt natürlich gleich um Schlusswort bitten, aber ich glaub schöner, schöner kann man das Thema nicht beantworten. Ich glaub, wir haben schon gesehen, dass diese Doppelrolle Auftraggeber und Bieter einer Unternehmen, einer Organisation durchaus interessant ist und auch ein bisschen auswirken auf die eine oder das andere hat. Ich glaub, so ein Rollenwechsel tut uns immer recht gut. In dem Sinn sag ich Dankeschön, dass du uns ein bisschen auch durch diese Doppelrolle geführt hast, und bedanke mich fürs Kommen und für die Teilnahme bei dieser Folge von Vergabe Insights.

Martin Mair

Dankeschön, vielen Dank für die Einladung.

Manuel Aghamanoukjan

Das war es von uns. Bis zum nächsten Mal. Damit Ihnen kein wertvoller Insight entgeht, abonnieren Sie uns oder besuchen Sie uns auf auftrag.at/podcast.