#2 Wie gelingt ein Markteintritt durch eine Ausschreibung?

Manuel Aghamanoukjan

Vergabe Insights, Der Podcast von auftrag.at. Einblicke und Erfahrungen aus der Welt der öffentlichen Vergabe. Expertentalks rund um Ausschreibungen und Angebote. Mit unseren Insights schöpfen Sie aus dem Vollen. Hosted by Manuel Aghamanoukjan. Lizenzvergabe, Franchising, Joint Venture, Akquise des Unternehmens oder Gründung einer Vertriebsniederlassung. Das sind einige bekannte Strategien um einem ausländischen Markt Fuß zu fassen. Das geht aber auch anders. Der Gewinn einer öffentlichen Ausschreibung kann mitunter eine erfolgreiche Abkürzung zum Einstieg in einen neuen Markt sein. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Nein. Wie und warum der Wiener Softwarehersteller Gentics Software den Eintritt in die Schweizer Onlinewelt mit dem Gewinn nur einer öffentlichen Ausschreibung geschafft hat, ist das Thema der heutigen Folge von Vergabe Insights. Für heute habe ich mir Philipp Dörre, einen der beiden Geschäftsführer der Gentics Software GmbH, in unser Podcast-Studio im MedienQuartier St. Marx im dritten Wiener Gemeindebezirk eingeladen. Die Gentics Software GmbH ist vielleicht außerhalb der IT-Branche nicht jedem ein Begriff, aber die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie in den letzten Tagen eine Website genutzt haben, hinter der Gentics Software steht. Gentics Software ist Hersteller von CMS-Software, das heißt von Software zur Erstellung und Darstellung von Inhalten in Online-Portalen und Anwendungen aller Art. Dabei arbeitet Gentics Software für bekannte Unternehmen wie Swarovski, die Wiener Stadtwerke, UNIQA oder die Erste Bank. Gentics Software wird auch im Verwaltungsbereich eingesetzt, wo die Software unter anderem nicht nur den Verfassungsgerichtshof oder das Land Niederösterreich ins Internet bringt, sondern auch dabei hilft, scheinbar gegensätzliche Organisationen wie die Arbeiterkammer oder die Wirtschaftskammer im Netz zu präsentieren. Im Jahr 2000 in Wien gegründet, wurde sie 2013 an die APA, also an die Austria Presse Agentur, verkauft und 2022 hat sie als deren eigenständige Tochter mit der Gründung einer eigenen AG und einer Niederlassung in Bern den erfolgreichen Markteintritt in die Schweiz geschafft, und das aufgrund einer gewonnenen öffentlichen Ausschreibung. Philipp Dörre hat bei Gentics Software als Projektmanager begonnen. Er hat dann das Team übernommen, das Online-Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt hat, und ist seit dem vorigen Jahr Teil der Geschäftsführung von Gentics Software. Trotzdem findet er noch die Zeit, in seiner Freizeit das internationale Rollstuhltennisturnier Austrian Open jedes Jahr, außer wenn Corona das verhindert, in Groß-Siegharts zu veranstalten. Er ist aber auch ein alter Hase, was die Teilnahme als Bieter bei öffentlichen Ausschreibungen betrifft. Und bevor wir unser Gespräch beginnen, wie immer unser Compliance-Block. Ich bin auch heute mit Philipp per Du, weil ich vor dem Wechsel zu auftrag.at jahrelang bei Gentics Software mitarbeiten durfte und gemeinsam mit ihm gearbeitet habe. Außerdem ist Gentics Software aktiver Kunde der auftrag.at-Suche. Lieber Philipp, danke fürs Kommen und für deine Zeit. Ich möchte dir auch die Gelegenheit geben, dich kurz bei unseren Podcast-Hörer:innen vorzustellen. Und wenn ich bei meiner Einleitung etwas vergessen habe, kannst du gerne noch etwas ergänzen.

Philipp Dörre

Hallo Manuel, vielen Dank für die Einladung. Du hast, wie du richtig erwähnt hast, ja jahrelang bei uns gearbeitet und deswegen Gentics Software sehr, sehr gut vorgestellt. Eine Ergänzung zu mir selber: Ich habe als Webentwickler bei Gentics angefangen, auch wenn man das vielleicht nicht immer gemerkt hat und da vielleicht auch nicht meine größten Stärken gelegen sind. und deswegen bin ich wohl auch heute in der Position, in der ich bin und nicht mehr als Softwareentwickler tätig.

Manuel Aghamanoukjan

Ja, danke schön. Siehst du, danke für die Ergänzung. Ja, wie ich in der Einleitung erwähnt habe, hat Gentics Software gerade eine Niederlassung in der Schweiz gegründet und damit den erstmaligen Markteintritt in die Schweiz geschafft, und das, weil ihr eine Ausschreibung gewonnen habt. Kannst du jetzt für unsere Hörer:innen einmal erzählen, was für eine Ausschreibung das war und wie das gelaufen ist?

Philipp Dörre

Sehr gerne, das Ganze ist eigentlich daraus entstanden, dass drei Wiener Softwareunternehmen, neben Gentics Software auch RUBICON IT und forms2web, gemeinsame Kunden und gemeinsame Interessen gehabt haben und auch softwaremäßig eine gemeinsame Lösung bereitstellen wollten. Und jetzt muss man dazu wissen, dass die Software der Firma RUBICON, Acta Nova, im Schweizer Bund als Standardsystem für die Geschäftsverwaltung gesetzt ist. Es gab von den Schweizer Bundesämtern für Umwelt und für Kommunikation eine Ausschreibung, bei der es darum gegangen ist, auf diesem Geschäftsverwaltungssystem ein entsprechendes E-Government-Portal aufzusetzen. Und da sind dann wir ins Spiel gekommen, nicht nur als CMS-, sondern auch als Portalspezialist, Dieses Kundenportal für Unternehmen, für Bürger, für Organisationen, entsprechend bereitzustellen, und wir haben hier gemeinsam mit RUBICON an dieser Ausschreibung teilgenommen. Das war für uns eine sehr, sehr spannende Angelegenheit, weil es erstmals eine Ausschreibung in dieser Größe im Ausland war, wo wir auch eine realistische Gewinnchance gesehen haben, aber auch mit einem sehr, sehr großen Aufwand verbunden. Wir haben noch nie so viel Konzepte vorab abgeben müssen, wir haben noch nie so viel Dokumente ausfüllen müssen, und wir haben noch nie so einen Aktenberg abliefern müssen, wie im Rahmen dieser Ausschreibung. Und nach wochenlangen Verhandlungen, auch mit dem Auftraggeber, der im Endeffekt dann das Eidgenössische Departement für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation ist, haben wir dann einen Abschluss geschafft, bei dem wir auch, das sei am Rande gesagt, preislich noch etwas nachlassen mussten. Wir wussten zu diesem Zeitpunkt noch nicht, dass wir der einzige Bieter sind, und haben aber dennoch einen sehr, sehr großen Auftrag dort bekommen, bei dem wir dann die Chance hatten, eine gemeinsame Software bereitzustellen und hier eine Lösung zu finden, die es so eigentlich bis dato am europäischen Markt nicht gegeben hat. Und das Ganze ist dann nach doch 2 Jahren Entwicklungszeit, im Sommer letzten Jahres erfolgreich produktiv gegangen und wird jetzt seither stetig weiterentwickelt. Das heißt, wir versuchen immer neue Services für Bürger und Unternehmen dort entsprechend auszurollen. Und natürlich ist es so, dass, wenn man jetzt in einer Bundesorganisation in der Schweiz als Softwarelieferant tätig ist, man dann die Ambition hat, das auch auf anderen Ebenen, auf kantonaler Ebene oder auf kommunaler Ebene, weiter zu vertreiben. Wir sind in diesem Zuge auf sehr, sehr viel Interesse gestoßen. Das heißt, es wurde viel nachgefragt, wir haben viele Präsentationen gemacht, weil einfach Interesse an unserer Software bestanden hat, und dennoch war es so: Wir haben eigentlich keinen Abschluss geschafft. Wir haben deswegen keinen Abschluss geschafft, weil gerade in der Schweiz es sehr wichtig ist, dass man auch eine lokale Betreuung sicherstellen kann. Und es haben uns da viele potenzielle Kunden nicht abgenommen, dass wir das von Wien aus betreuen können. Und wir haben deswegen auf zahlreiche Hinweise von potenziellen Kunden, aber auch von Partnern, die Initiative ergriffen und gesagt: Na ja, wenn die Schweizer eine Schweizer Betreuung haben wollen, dann bieten wir ihnen diese. Wir haben deswegen vor wenigen Wochen auch formal eine Gesellschaft in Bern angesiedelt und erhoffen uns jetzt damit auch diese Kundeninteressen bedienen zu können.

Manuel Aghamanoukjan

Okay, das heißt, das klingt jetzt spannend, aber vielleicht ist doch noch wichtig herauszuheben: Das war jetzt nicht die Voraussetzung dafür, die Ausschreibung gewonnen zu haben, sondern ihr habt die Gelegenheit genutzt, durch die Ausschreibung die Geschäftschancen zu sehen und deswegen die Niederlassung zu gründen. Was war jetzt – ich habe dich auch in der Einleitung vielleicht uncharmanterweise als alten Hasen bezeichnet, was Ausschreibungen betrifft – also, du hast ja schon viele Ausschreibungen in Österreich als Bieter gemacht. Was war jetzt so für dich, du hast ja ein paar Aspekte genannt. Was waren für dich die größten Unterschiede bei dieser Ausschreibung oder vielleicht auch konkrete Beispiele für jemanden, der es sich nicht vorstellen kann? Was waren so neue Dinge, die das erste Mal bei der Bearbeitung dieser Ausschreibung in der Schweiz auf dich zugekommen sind?

Philipp Dörre

Also ganz sicher mal der Umfang. Jetzt muss man natürlich sagen: Die Schweiz ist kein Land der Europäischen Union, das heißt, hier werden WTO-Ausschreibungen gemacht, und WTO- Ausschreibungen haben grundsätzlich schon einen sehr, sehr hohen Umfang an Dingen, die abzuliefern sind. Und Nachdem es in dem Fall auch ein entsprechend großer Auftrag war, war der Umfang dessen, was wirklich zu liefern war, extrem. Und dann auch noch in der Kombination mit RUBICON als Generalunternehmer und vielen Subunternehmen hat das natürlich einerseits intern extrem viel Abstimmungs- und Koordinationsaufwand notwendig gemacht. Aber auch das, was wir dann zum Kunden geliefert haben, was wir nachreichen mussten und was wir in Verhandlungsrunden liefern mussten, musste trotzdem immer dem Vergaberecht, also dem Schweizer Vergaberecht, entsprechen. Alles musste festgehalten und dokumentiert werden. Das waren schon, das war eine Dimension, die habe ich so zuvor noch nicht erlebt, weil wir auch bei den Ausschreibungen, die wir so normalerweise mitgemacht haben, im österreichischen Umfeld natürlich von anderen Voraussetzungen ausgehen konnten.

Manuel Aghamanoukjan

Habt ihr euch da, weil das ja auch neue Sachen waren, irgendwie extra beraten lassen als Bieter? Habt ihr einen Rechtsanwalt oder Rechtsanwälte gehabt, die euch da begleitet haben, oder wie habt ihr das gemacht?

Philipp Dörre

Das ist eine sehr gute Frage. Wir haben das in manchen Bereichen gemacht, ja, aber gerade wenn es jetzt um die juristischen Dinge geht, ist es auch sehr schwierig, in Österreich die richtigen Juristen für das Schweizer Recht zu finden. Aber ja, wir haben natürlich da im Rahmen der Bietergemeinschaft schon Unterstützung aus vielen Ecken gehabt, die uns dabei geholfen haben, das auch möglichst richtig zu machen. Alles richtig machen kann man, glaub ich, in einer derartigen Dimension nicht.

Manuel Aghamanoukjan

Du hast es auch vorher erwähnt, also in der Schweiz gibt es ja diesen Begriff der Swissness. Ja, das heißt, gerade in der Schweiz ist ja bekannt, dass man dieses Lokalkolorit oder das Schweizerische sehr betont. Habt ihr das Gefühl gehabt, dass bei der Ausschreibung die Tatsache, dass drei Wiener Softwareunternehmen in der Schweiz anbieten, ein Nachteil war, oder gab es auch Vorteile?

Philipp Dörre

Also in dieser Größe, glaube ich, war es jetzt nicht unbedingt ein Nachteil, weil wir halt wirklich ein spezielles Segment abgedeckt haben. Wir haben aber zuvor in einem ähnlichen Umfeld schon an Ausschreibungen teilgenommen, und da ist es schon so, dass Schweizer Firmen, zumindest nach meinem Eindruck, in gewisser Weise bevorzugt wurden. Das kann aber auch an rein praktischen Gründen liegen. Eine Schweizer Firma hat halt ganz andere Reisekosten, als wir sie mitunter haben, die man ja im Endeffekt auch in die Preisgestaltung mit aufnehmen muss.

Manuel Aghamanoukjan

Du hast auch erwähnt, ihr wart sozusagen mit RUBICON in einem Konstrukt mit einem Generalunternehmer, das heißt, da waren ja drei, zumindest drei Unternehmen, glaube ich, in der Bietergemeinschaft. Was ist da die Herausforderung, macht es das leichter oder schwieriger, was ist speziell hier zu beachten? Du hast ja sowohl bei Ausschreibungen schon solo angeboten, aber auch in einer Bietergemeinschaft. Ich glaube, da kennst du beide Szenarien.

Philipp Dörre

Natürlich sind Ausschreibungen, wo man alleine tätig ist, sind einfacher, weil der Koordinationsaufwand auf unterschiedlichen Seiten wegfällt und Natürlich gibt es bei jedem Unternehmen irgendjemanden, der juristische Einwände oder irgendwelche vertraglichen Grundlagen mitbringt, die dann mitunter wieder abgestimmt werden müssen und harmonisiert werden müssen. Und je mehr Unternehmen in so einem Konstrukt mit dabei sind, desto komplexer werden die Dinge. Und ich möchte hier nicht negativ über Juristen sprechen, aber je mehr Juristen in so einer Geschichte dabei sind, desto komplexer werden die Dinge, was natürlich auch der Größe geschuldet ist und je größer Vertragswerke werden, desto komplexer sind sie auch.

Manuel Aghamanoukjan

Ich habe es eben auch vorher schon erwähnt: Das war ja nicht eure erste Ausschreibung. Es war die erste in der Schweiz, aber Gentics Software ist ja auch recht intensiv im Verwaltungsbereich unterwegs, und da läuft sehr viel über Ausschreibungen. Das heißt, du hast in Österreich ja auch schon an vielen Ausschreibungen teilgenommen. Ist für Gentics Software dieser ganze Bereich der Ausschreibungen ein Vertriebskanal, den ihr regelmäßig bearbeitet? Und wie macht ihr das?

Philipp Dörre

Ja, ist absolut ein Vertriebskanal, wenn nicht sogar der Vertriebskanal. Du hast vorher unsere Kunden erwähnt, die sind für gewöhnlich dem Vergaberecht unterlegen und müssen daher ausschreiben. Und deswegen ist das auch die Variante oder die Möglichkeit, wie wir Kunden gewinnen können. Und wenn man in die Historie von Gentics schaut, haben wir unsere größten Kunden über Ausschreibungen gewonnen.

Manuel Aghamanoukjan

Gibt ja verschiedene Arten von Ausschreibungen, das kann ja von Direktvergabe und dann bis hin zu großen Rahmenvereinbarungen gehen. Mit welchen Vergabeverfahren hast du schon so in der letzten so in deiner Karriere quasi schon mal Erfahrung gehabt?

Philipp Dörre

Eigentlich mit allen, weil es natürlich, wie du gerade erwähnt hast, es gibt die komplette Palette und es versuchen natürlich viele Unternehmen über eine Direktvergabe Dinge zu vergeben, weil es das einfacher macht. Weil eine Ausschreibung ist ja nicht nur für einen Bieter wie uns sehr aufwendig, sondern das ist auch für den Ausschreibenden ein sehr großer Aufwand, den man sich natürlich möglichst ersparen möchte. Und auch für uns ist es so, dass wir sehr versuchen, uns genau anzuschauen, bei welchen Ausschreibungen wir mitmachen, weil man sich die Zeit, die man dort investiert, und den Aufwand, den man hineinsteckt, schon gut überlegen muss. Und Deswegen verwenden wir auch auftrag.at als Plattform, um einfach eine Übersicht zu bekommen, was da ist, und überlegen uns eine Teilnahme sehr genau, bevor wir starten: ob wir auch eine realistische Chance haben, die Ausschreibung zu gewinnen.

Manuel Aghamanoukjan

Da werde ich gleich nachfragen, weil das, was wir von unseren Kunden zurückhören, diese Entscheidung, teilzunehmen oder nicht teilzunehmen, muss man immer kurzfristiger treffen, weil es meistens recht knappe Termine sind. Kannst du uns ein paar ganz praktische Kriterien verraten, die du anlegst, bei denen du sagst: Ja, ich mache jetzt hier mit oder mache nicht mit? Vielleicht beispielhaft für unsere Hörer:innen als Tipp zum Mitnehmen.

Philipp Dörre

Ja, sehr gerne. Das ist natürlich sehr vom Feld und von der Sache abhängig, aber normalerweise ist für uns einmal das Kriterium: Kann unsere Software dort passen? Wir wollen nicht unsere Software verbiegen müssen, um dann in einer Ausschreibung entsprechend oder sie im Rahmen dieser Ausschreibung passend zu machen. Das funktioniert nicht und da werden wir dann auch Auch wenn wir die Ausschreibung erfolgreich gestalten, werden wir kein erfolgreiches Kundenprojekt abwickeln können, und das ist nicht in unserem Interesse. Und wir schauen uns natürlich auch die Größe des des Vorhabens an. Das heißt, wir haben eine Enterprise-Software, die eben für das größere Umfeld, für komplexe Content-Strukturen, für komplexe Redaktionsworkflows, für große Portale geeignet ist. Und natürlich muss das eben entsprechend auch finanziell lukrativ für uns sein. Das heißt: Die finanzielle Kraft des Kunden muss in gewisser Weise auch gegeben sein, damit wir dann mitunter auch eine Weiterentwicklung in den nächsten Jahren sicherstellen können. Und da sind wir dann eben sehr oft in diesem Rahmenvertragsbereich, wo natürlich dann im Rahmen der Ausschreibung wieder Mehraufwand hineingesteckt wird. Deswegen, wie vorher gesagt.

Manuel Aghamanoukjan

Vielleicht auch dazu: Von den Referenzen her würde man glauben, Gentics sei eine sehr große Firma. In Wirklichkeit sind es so 40 Mitarbeiter, was nicht zu wenig ist. Aber ich hab schon oft gehört von Unternehmen, die nicht so groß sind, sagen, also Ausschreibungen sind ein sehr großer Aufwand. Das kann ich als kleinere Firma – weil mit 40 ist man noch im KMU-Bereich unterwegs in Österreich – wenn ich zu dir komme und sage: Ihr seid nur 40 Leute, ist das nicht zu viel Aufwand für euch? Was würdest du da sagen, wie ist das auch für Firmen im kleineren Umfeld machbar?

Philipp Dörre

Ich glaube, es fehlt die Alternative, weil, wenn man diese Kunden gewinnen möchte, dann hat man ja keine andere Variante, als hier mitzumachen. Und ja, der Aufwand ist gegeben, und es ist halt, und das ist schon bei vielen Ausschreibungen der Fall: Es geht immer um ähnliche Dinge. Es geht immer darum, Referenzen zu liefern. Es geht immer darum, Konzepte zu liefern. Es geht darum, Personalressourcen zu liefern und zu beschreiben. Und der Aufwand entsteht sehr oft auch dadurch, dass es hier keine einheitlichen Dinge gibt. Das heißt, ich muss jede Referenz für jede Ausschreibung neu aufbereiten, obwohl ich fast das Gleiche hineinschreibe wie beim letzten Mal. Und da, da entsteht viel Aufwand, den man aus meiner Sicht auch sparen könnte. Und hier sollte es viel mehr auch schon in Richtung Konzept für den Kunden gehen. Das ist aber sehr oft nicht der Fall.

Manuel Aghamanoukjan

Ich höre schon ein bisschen heraus: Man kann es ja hier als Kanal nutzen und potenziellen Auftraggebern sozusagen Dinge mitgeben. Was würdest du einem Auftraggeber mitgeben? Was macht es einem Bieter leichter, an einer Ausschreibung teilzunehmen, oder andersherum: Was sind Dinge, über die du dich eigentlich ärgerst oder die es schwieriger machen, eine Ausschreibung zu beantworten? Eine gefährliche Frage, gebe ich zu, aber.

Philipp Dörre

Aus meiner Sicht sind es vor allem sehr viele Formalkriterien, die eingehalten werden müssen und wo man, wenn man da einen Fehler begeht, ausgeschieden wird, weil man ein Formblatt falsch ausgefüllt hat, weil man irgendein Dokument nicht richtig eingereicht hat. Und das ist natürlich sehr, sehr ärgerlich. Deswegen investiert man noch sehr viel Zeit in dieses, in das Prüfen so einer Ausschreibung. Was ist denn überhaupt abzugeben, was ist denn hier zu machen? Wobei es oft darum geht: Ich habe dann eine Unterschrift, eine Beglaubigung einer Referenz in falscher Form gemacht und werde deswegen bei einer Ausschreibung ausgeschieden. Das ist sehr bitter, weil die Referenz ist ja trotzdem von uns. Also wir geben ja keine Referenzen an, die nicht von uns sind. Und diese Formalismen – ich verstehe natürlich bei großen Rahmenverträgen, dass das juristisch und vertraglich alles gut gedeckt sein muss – sind dennoch Dinge, die gerade kleineren Unternehmen, die eben jetzt keinen Vergabejuristen selber haben, schon Aufwand und Mühen bescheren, die vielleicht so nicht notwendig wären.

Manuel Aghamanoukjan

Na ja, gut, das klingt einmal sehr spannend. Ich glaube, gerade die Gentics Software GmbH ist ein gutes Beispiel dafür, dass der Vertriebskanal Ausschreibung trotz dieser Mühen durchaus spannend sein kann, glaube ich, auch für kleine Unternehmen. Und vielleicht, um noch zum Abschluss zu kommen: Könntest du jetzt genau solchen Unternehmen, die jetzt sagen: Na, ich habe mich vielleicht von dem inspiriert gefühlt, was Philipp Dörre hier erzählt hat, noch einen Tipp oder mehrere Tipps in Richtung Ausschreibungen mitgeben? Zum Abschluss vielleicht noch.

Philipp Dörre

Gerne sucht euch die Ausschreibungen, die wirklich auf euren Unternehmensgegenstand, auf euer Produkt oder auf eure Dienstleistung passen. Entscheidet euch bewusst für eine Ausschreibung, investiert dort euren Aufwand, anstelle von: Ihr macht bei zehn Ausschreibungen mit und gestaltet alle zehn vielleicht nicht so, dass ihr eine realistische Siegchance seht.

Manuel Aghamanoukjan

Super, ja, das klingt schon mal sehr spannend. Dann sag ich danke für deine Zeit, danke auch für die Einblicke. Ich glaube, es ist recht spannend, auch direkt aus der Praxis herauszuhören, wie das ist, wirklich eine Ausschreibung auf den Boden zu bringen und sie zu bearbeiten. Und wie man an der Erfolgsgeschichte von Gentics Software sieht, kann das dann auch zu einem Markteintritt in die Schweiz führen. Ich sag von dem her, vielen Dank und danke fürs Kommen.

Philipp Dörre

Danke für die Einladung.

Manuel Aghamanoukjan

Das war es von uns. Bis zum nächsten Mal. Damit Ihnen kein wertvoller Insight entgeht, abonnieren Sie uns oder besuchen Sie uns auf auftrag.at/podcast.