Mythos 3: Öffentliche Aufträge zu bekommen ist zu aufwändig und dauert ewig 

Viele Unternehmen glauben, dass die Teilnahme an öffentliche Ausschreibungen ein mühsames, langwieriges Unterfangen sind: zu viel Bürokratie, zu wenig Effizienz, zu langer Atem bis zum Zuschlag. Doch dieser Eindruck täuscht, insbesondere im Vergleich mit Vertriebsprozessen in der Privatwirtschaft.

Dauer und Fristen öffentlicher Vergabeverfahren

Einer der großen Vorteile öffentlicher Ausschreibungen nach dem Bundesvergabegesetz (BVergG): Die maximale Dauer eines Vergabeverfahrens ist gesetzlich geregelt. Nach Ablauf der Angebotsfrist beginnt die sogenannte Zuschlagsfrist, also der Zeitraum, in dem die Angebote geöffnet, geprüft und ein Zuschlag erteilt werden muss.

Fakt ist: Öffentliche Ausschreibungen haben klar definierte Maximaldauern

Diese Frist ist in der Ausschreibung angegeben und darf in der Regel maximal fünf Monate betragen – in Ausnahmefällen sieben Monate. Wird keine Zuschlagsfrist angegeben, beträgt sie automatisch einen Monat. Wenn es öffentliche Auftraggeber:innen aus dem sogenannten Sektorenbereich (z. B. Energie- oder Wasserversorgung) geht, gelten abweichende Regelungen. Doch auch hier sind klare Grenzen vorgesehen.

Und wie lange dauert es tatsächlich? Ein Blick in die Praxis

Eine von uns vorgenommene Analyse von Daten von Ausschreibungen in Österreich in 2024, zeigt, dass die tatsächliche Verfahrensdauer deutlich kürzer ist als oft angenommen:
Dazu haben zwei Verfahrensarten betrachtet, die in Österreich sehr häufig für Ausschreibungen genutzt werden:

• Offenes Verfahren: 2024 war der Median der Verfahrensdauer: 99 Tage (rund 3 Monate)
• Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung: 2024 war der Median 124 Tage (rund 4 Monate)

Das bedeutet: Vom Start der Ausschreibung bis zur Entscheidung über den Zuschlag vergehen bei den häufigsten Vergabeverfahrensarten in der Regel 3 bis 4 Monate.

Wenn wir das mit Vertriebsprozessen in der Privatwirtschaft bei vergleichbaren, eher höheren Auftragswerten vergleichen, wie sie bei den oben gelisteten Vergabeverfahren durchaus erzielt werden, fällt auf, dass sich diese oft ein halbes Jahr oder länger ziehen. Im Vergleich damit erscheinen öffentliche Ausschreibungen bemerkenswert kompakt, strukturiert und planbar.

Gut vorbereitet ist halb gewonnen – und spart massiv Zeit

Ein weiterer Irrtum: dass jede Ausschreibungsteilnahme bei null beginnt. Tatsächlich gilt:
Gut erstellte und strukturierte Teilnahmeunterlagen (z. B. Referenzen, Lebensläufe von Schlüsselpersonal, Leistungsbeschreibungen) lassen sich bei ähnlichen Ausschreibungen oft als gute Basis wiederverwenden.

Mit wachsender Ausschreibungserfahrung wird klar, welche Anforderungen regelmäßig gestellt werden und wie man diese als Unternehmen überzeugend erfüllt.

Wer sich wiederholt an Ausschreibungen beteiligt, entwickelt mit der Zeit organisatorische Strukturen und Reife sowie einen modularen Ausschreibungsbaukasten, der die Aufwände für die Teilnahme an Ausschreibungen und Angebotserstellung deutlich verringert.

Was zu Beginn also noch nach großem Aufwand aussieht, entwickelt sich mit zunehmender Routine zu einem professionellen, effizienten Vertriebsprozess.

Fazit

Öffentliche Ausschreibungen sind keineswegs DER bürokratischer Endgegner mit endlosen Laufzeiten. Im Gegenteil: Vergabeverfahren folgen klaren Regeln, haben gesetzlich geregelte Fristen und maximal erlaubte Durchlaufzeiten. Sie dauern in der Praxis oft nur drei bis vier Monate.

Wer sich gut vorbereitet, kann viele Unterlagen wiederverwenden und reduziert so mit jeder Teilnahme den Aufwand weiter.

Der höhere Aufwand zu Beginn ist daher gut zu argumentieren. Und die Vorteile liegen auf der Hand: planbare Vertriebsprozesse, zuverlässige Auftraggeber und ein wachsender Erfahrungsschatz, der Unternehmen dauerhaft neue Verkaufschancen eröffnet.

Beratung bei der Ausschreibungsstrategie

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Artikel dieser Blog-Serie

Mythos 1: Ausschreibungen sind nur etwas für große Unternehmen
Mythos 2: Bei Ausschreibungen muss man sich gegen viele Bieter:innen durchsetzen

Hinweis zur Datengrundlage

Die genannten Zahlen zur Verfahrensdauer basieren auf veröffentlichten Bekanntmachungen über vergebene Aufträge im Jahr 2024 aus den österreichischen Kerndaten. Berücksichtigt wurden Verfahren, bei denen gesichert eine Zeitangabe zwischen Veröffentlichung und Zuschlag aus den dazugehörigen Veröffentlichungen rekonstruiert werden konnten. Damit sind nicht alle Vergabeverfahren in Österreich aus 2024 von der Analyse umfasst.