Ausschreibungen & Bürokratie: Warum es einfacher ist als gedacht

Viele Unternehmen, besonders kleine und mittlere, schrecken vor öffentlichen Ausschreibungen zurück, weil sie die die Teilnahme daran für übermäßig bürokratisch halten. „Zu viele Formulare, zu viele Vorschriften, alles zu kompliziert.“ Doch dieser Eindruck stammt häufig aus früheren Erfahrungen, oder aus der Ferne. Denn in der aktuellen Realität hat sich viel verändert.

Viele Vergabeverfahren laufen heute elektronisch ab

Die Zeiten von mehrfachen Kopien, das Binden von Angebotsunterlagen, Postversand und unzähligen händisch auszufüllenden Formularen sind größtenteils vorbei. Die Mehrheit öffentlicher Vergabeverfahren wird heute voll elektronisch abgewickelt. Elektronische Vergabe-Plattformen führen Unternehmen dabei durch die Teilnahme an einem Verfahren, bieten unterstützende Funktionen für die Erstellung und Abgabe von Angeboten an.

Viele Unterlagen lassen sich mehrfach verwenden

Ja, es braucht bestimmte Nachweise: z. B. Firmenbuchauszug, Bonitätsnachweis, Referenzen, um die formale Eignung für die Teilnahme nachzuweisen. Aber: Viele dieser Unterlagen müssen Sie nicht bei jeder Ausschreibung aufwändig organisieren. In vielen Fällen können Sie diese einfach online mit wenigen Klicks beschaffen.

Außerdem empfehlen wir Unternehmen, sich im Vorfeld organisatorisch so aufzustellen, dass sie erforderliche Nachweise im Bedarfsfall schnell beschaffen und gebrauchsfertig für ihre Angebote vorbereiten können.

Gesetzgeber erleichtert KMU den Zugang

Das österreichische Bundesvergabegesetz enthält zahlreiche Bestimmungen, die öffentliche Auftraggeber:innen anwenden können bzw. müssen, um die Teilnahme insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen zu erleichtern und bürokratische Hürden abzubauen.

Ein zentrales Instrument ist dabei die sogenannte Eigenerklärung: In vielen Vergabeverfahren reicht es in der ersten Phase aus, die Erfüllung der formalen Eignung durch Unterschrift einer Eigenerklärung einfach zu bestätigen. Die eigentlichen Nachweise müssen oft erst in einer späteren Phase nachgereicht werden, falls das eigene Angebot überhaupt in die engere Auswahl kommt. Das reduziert nicht nur Aufwand, sondern auch Frust.

Ausschreibungen folgen klaren Regeln und bieten Orientierung

Viele Unternehmen empfinden die Abläufe einer Teilnahme an Ausschreibungen zunächst als formal. Doch: Genau diese Struktur ist auch eine Stärke. Denn sie sorgt für Transparenz, Planbarkeit und Fairness.

Was auf den ersten Blick wie Bürokratie wirkt, ist in Wahrheit ein klar geregelter Prozess mit nachvollziehbaren Schritten – inklusive:

Fristen, die eingehalten werden müssen,
klarer Kommunikation mit den Auftraggeber:innen
definierten Zuschlagskriterien
nachvollziehbarer Entscheidungsdokumentation

Je besser Sie sich mit dem Prozess vertraut machen, desto mehr erkennen Sie: Bürokratie ist hier kein Selbstzweck – sondern ein Sicherheitsnetz.

Was bedeutet das für Sie als Unternehmer:in?

Wenn Sie bisher dachten, Ausschreibungen seien vor allem eines: zäh, verwirrend und papierlastig, lohnt sich ein zweiter Blick. Viele Ausschreibungen sind digital, strukturiert und wiederholbar. Gerade für kleinere Betriebe, die organisiert vorgehen, lassen sich viele Abläufe effizient standardisieren.

Wenn Sie einmal eine Ausschreibung komplett durchlaufen haben, sind die nächsten nur noch halb so aufwendig. Mit jedem Mal wächst Ihre Routine und die Bürokratie wird beherrschbar.

So holen Sie sich Unterstützung

Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Unterlagen ideal strukturieren und in elektronischen Verfahren effizient arbeiten? Die Beratung von auftrag.at hilft Ihnen dabei – praxisnah, verständlich und individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

Neugierig auf weitere Mythen?

In den nächsten Wochen werden wir Woche für Woche weitere Mythen rund um öffentliche Ausschreibungen entzaubern. Schauen Sie regelmäßig auf unserem Blog vorbei oder abonnieren Sie unseren Newsletter und folgen uns bei LinkedIn, um keine Folge zu verpassen.

der auftrag.at-Blog

Mythos 5: Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ist zu bürokratisch