Mythos 4: Für Ausschreibungen muss man Vergaberechtsexpert:in sein

„Das ist doch alles juristisch, da brauche ich eine Vergaberechtlerin, sonst kann ich nicht teilnehmen.“
So oder so ähnlich denken viele Unternehmer:innen, wenn sie das erste Mal mit einer öffentlichen Ausschreibung konfrontiert sind.

Die Folge: Sie schrecken vor einer Teilnahme zurück, obwohl sie diese auch ohne juristische Expertise problemlos meistern können.  Dieser Mythos ist nicht nur übertrieben, sondern schlicht falsch. 

Ausschreibungen sind rechtlich geregelt – aber nicht juristisch kompliziert

Ja, die Vergabe von öffentlichen Aufträgen in Österreich basiert auf einem klar definierten Rechtsrahmen: dem Bundesvergabegesetz (BVergG) und auf gesetzlichen Vorschriften der EU. Und ja, es gibt darin Eigenheiten, Regeln und Fristen, die einzuhalten sind.

Aber: Als Unternehmen müssen Sie keine juristischen Kommentare lesen oder Paragrafen auswendig lernen. Denn alles, was Sie für eine Teilnahme wissen müssen, steht dort, wo es hingehört, in den Ausschreibungsunterlagen selbst.

Die Unterlagen zu einer Ausschreibung sehen je nach Verfahren etwas unterschiedlich aus. Meistens enthalten sie: 

• eine Beschreibung der Leistung, die gebraucht wird 
• formale Vorgaben, zum Beispiel welche Nachweise eingereicht werden müssen, welche Fristen gelten und wie die Unterlagen formatiert sein sollen 
• die Kriterien der Ausschreibung – also ob Unternehmen die Mindestanforderungen erfüllen und wie entschieden wird, welche Teilnehmer:innen für eine zweite Phase ausgesucht werden und/oder den Zuschlag bekommen 
• eine Erklärung, wie das Vergabeverfahren genau abläuft 
• eine Übersicht darüber, was die Bieter:innen abgeben müssen und bis wann 

Diese Informationen helfen dabei, sich gut vorzubereiten und alles richtig einzureichen. 

Das heißt: Jedes Vergabeverfahren selbst liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Teilnahme mit. 

Was Sie wirklich brauchen, ist Aufmerksamkeit und Struktur, aber kein Vergaberecht

Viele Ausschreibungen erfordern ähnliche Informationen: 

• Typische Nachweise wie Firmenbuchauszug, Strafregisterauszüge etc. 
• Referenzprojekte 
• Lebensläufe von Schlüsselpersonal 
• Fachkonzepte, Zertifikate etc. 

Wenn Sie diese Inhalte einmal gut aufbereitet haben, können Sie sie immer wieder verwenden, mit wenigen Anpassungen. Besonders hilfreich ist es, wenn Sie mit einem Angebotsbaukasten arbeiten: einem strukturierten Set an Bausteinen für verschiedene Ausschreibungsteile. 

So gewinnen Sie mit jedem Verfahren mehr Sicherheit und können Ihre Teilnahme effizient und ohne juristischen Aufwand bewältigen. 

Ebenso wichtig ist jedoch: Lesen und verstehen Sie die Ausschreibungsunterlagen ganz genau.  

Sie enthalten alle Vorgaben, Fristen, Bewertungsmaßstäbe und Abgabeformate, also die Spielregeln des Verfahrens. Wer diese wirklich kennt, kann gezielt darauf eingehen und formale Fehler vermeiden. Die genaue Kenntnis der Unterlagen ist oft schon die halbe Miete für den Erfolg bei Ausschreibungen. 

Auch Auftraggeber:innen wollen, dass Sie teilnehmen

Ein oft unterschätzter Aspekt: Öffentliche Auftraggeber:innen haben ein echtes Interesse daran, dass Unternehmen Angebote abgeben. Denn hinter jeder Ausschreibung steht für sie ein konkreter Bedarf – sei es eine Dienstleistung, ein Produkt oder eine Bauleistung.

Und: Die Vorbereitung und Durchführung eines Vergabeverfahrens ist für Auftraggeber:innen selbst sehr aufwändig. Sie investieren Zeit, Personal und oft externe Beratung, um ein Verfahren korrekt und transparent aufzusetzen. Damit liegt es auf der Hand, dass sie darauf hoffen, dass diese Mühe zu qualitativ hochwertigen Angeboten führt, idealerweise von mehreren passenden Anbieter:innen.

Ein positiver Trend der letzten Jahre: Immer mehr öffentliche Auftraggeber:innen gestalten ihre Teilnahmeunterlagen klarer, verständlicher und strukturierter, damit mehr Unternehmen sich angesprochen fühlen. Viele Ausschreibungen enthalten daher mittlerweile gut nachvollziehbare „Anleitungen“, die Schritt für Schritt durch die Angebotsabgabe führen. 

Beratung statt Paragrafen

Natürlich gibt es komplexe Ausschreibungen, bei denen spezifische Nachweise oder Anforderungen vorkommen. Doch für den Großteil der Verfahren gilt: Mit einer fundierten Erstberatung und guter Vorbereitung ist in allen Fällen eine juristische Begleitung unnötig.

Unsere Erfahrung zeigt: Viele Unternehmen, die zum ersten Mal teilnehmen, sind überrascht, wie verständlich die Unterlagen sein können, und wie gut sie durch das Verfahren geführt werden. 

Was bedeutet das für Sie als Unternehmer:in?

Wenn Sie bisher dachten, Ausschreibungen seien nur etwas für Jurist:innen, laden wir Sie ein, Ihre Sichtweise zu überdenken.

Sie brauchen kein Studium, sondern eine saubere Vorbereitung und ein bisschen Erfahrung. Den Rest liefert die Ausschreibung selbst: klar, nachvollziehbar, strukturiert.

Starten Sie mit einem Verfahren, das gut zu Ihrer Leistung passt. Und holen Sie sich bei Bedarf und Unsicherheiten punktuelle Unterstützung, statt gleich aufzugeben. 

Beratung bei der Ausschreibungsvorbereitung

Sie möchten wissen, ob Sie als Unternehmen für Ausschreibungsteilnahmen organisatorisch gut aufgestellt ist. Oder ob bereits existierende Unterlagen für Ausschreibungen gut genug sind?  

Die Beratung von auftrag.at unterstützt Sie bei der Ausschreibungsorganisation und der Prüfung neu erstellter Unterlagen.

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In den nächsten Wochen werden wir Woche für Woche weitere Mythen rund um öffentliche Ausschreibungen entzaubern. Schauen Sie regelmäßig auf unserem Blog vorbei oder abonnieren Sie unseren Newsletter und folgen uns bei LinkedIn, um keine Folge zu verpassen. 

Artikel dieser Blog-Serie

Mythos 1: Ausschreibungen sind nur etwas für große Unternehmen
Mythos 2: Bei Ausschreibungen muss man sich gegen viele Bieter:innen durchsetzen
Mythos 3: Öffentliche Aufträge zu bekommen ist zu aufwändig und dauert ewig